Tactiques pour décharger le cerveau

Plusieurs méthodologies se sont avérées utiles au fil des ans et de nombreux PDG occupés dans le monde les utilisent chaque jour.

Tout capturer

Comme expliqué dans le désormais célèbre livre Getting Things Done, David Allen décrit un système permettant d'évacuer ces informations de votre cerveau aussi rapidement que possible, afin de libérer votre cerveau du stress inconscient qu'il produit par ailleurs :

1. Chaque fois que vous pensez à quelque chose

2. Écrivez-le dans le format le plus brut possible et sauvegardez-le dans ce que l'on appelle votre boîte de réception (de pensées).

3. N'appliquez pas de formatage, n'entrez pas de description, déléguez-la ou planifiez-la, sortez-la simplement de votre cerveau.

Boîte de réception zéro

Vous devez, régulièrement (une fois par semaine, par mois ou même tous les jours), passer en revue tous les éléments de votre boîte de réception et les organiser, créer des tâches appropriées qui peuvent être planifiées, déléguées ou simplement ignorées si elles ont déjà été accomplies.Notez que vous ne devez pas attendre trop longtemps pour traiter votre boîte de réception car il serait démoralisant de passer en revue des centaines d'éléments. Vous pouvez même créer des blocs de temps dans votre calendrier pour traiter votre boîte de réception ou vos tâches (et/ou votre boîte de réception de courriels) afin de vous assurer que vous consacrerez du temps à une telle activité sur une base régulière.Cette méthodologie, connue sous le nom de boîte de réception zéro, est utilisée par des professionnels occupés dans le monde entier pour atteindre un état de tranquillité d'esprit non seulement lorsqu'ils traitent des courriels, mais aussi des tâches.Pour chaque élément de votre boîte de réception, suivez le processus suivant :

1. Si l'élément n'est plus pertinent, il faut l'archiver

2. Si l'opération prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement et indiquez qu'elle a été effectuée.

3. Si vous savez quand cette tâche doit être accomplie, programmez-la pour un jour précis.

4. Si vous ne savez pas exactement quand travailler sur ce point, reportez-le à plus tard pour réexamen.

5. Répétez ce processus jusqu'à ce que vous atteigniez la boîte de réception zéro.

Pour plus d'informations sur GTD, veuillez vous référer au livre de David Allen.

Règle des 2 minutes

Afin d'atteindre le niveau zéro de la boîte de réception, envisagez d'appliquer la règle des 2 minutes que de nombreuses personnes occupées utilisent pour vider leur boîte de réception de courriels et de tâches :

1. Si l'élément n'est plus pertinent, ignorez-le.

2. En fonction de la possibilité d'action de l'élément : a) Actionnable (c'est-à-dire tâche) - Si la tâche est déjà accomplie, la marquer comme terminée - Sinon, planifiez-la en suivant une méthode simple pour garder les choses aussi simples que possible à ce stade : si la tâche est importante, mettez-la dans un seau pour l'examiner cette semaine ; si elle n'est pas importante, reportez-la à une semaine ultérieure afin de la reconsidérer dans le futur. b) Non exploitable (par exemple, une note) - Organisez-la dans son contexte pertinent : une page, un agenda, etc.