Centraliser l'information

Problème

Des choses vous passent par la tête, des demandes atterrissent dans votre boîte de réception et un million d'autres choses proviennent de différentes sources, comme l'outil de gestion de projet de votre équipe. Ne serait-ce pas formidable s'il existait un endroit unique où vous pourriez avoir une vue d'ensemble de toutes ces actions ? Vous n'êtes pas seul...

Une ardoise centralisée est le rêve de tout gestionnaire.

When working in a team, a project management system like Asana or Trello is used by the group to collaborate, organize tasks into projects, and assign those tasks to team members. The problem with using specialized tools is that they don't give you an overview of all tasks to consider during decision-making and planning.

Et notre travail et notre vie sont suffisamment complexes pour mériter plus d'un outil pour les gérer.

Scénario

Vous préparez le prochain sprint avec votre équipe et essayez de budgétiser le temps et les ressources disponibles pendant cette période. Vous devez vous assurer que chacun des membres de votre équipe sera en mesure d'effectuer le travail de la manière la plus efficace possible.

Ce processus se déroule dans l'outil de gestion de projet parce qu'il contient tous les tickets/éléments d'action pour le sprint et certaines informations contextuelles telles que l'assigné, l'effort, la date limite, etc.

Vous organisez une réunion pour discuter du prochain sprint et vous terminez en pensant que cette fois-ci, l'estimation faite par l'équipe est aussi précise que possible.

Cependant, le lendemain, vous recevez un courriel de votre service comptable vous informant que la subvention que vous avez demandée deux mois auparavant a été accordée. L'institution financière a maintenant besoin d'informations juridiques pour débloquer les fonds. Cela va vous prendre au moins une journée de va-et-vient. Comme vos conversations avec le comité de subvention se sont déroulées par courrier électronique, elles n'ont pas été transférées dans l'outil de gestion de projet et n'ont donc pas été prises en compte lors de la réunion de planification.

Une telle inefficacité est fréquente lorsque vous ne disposez pas d'un espace centralisé permettant d'avoir une vue d'ensemble des événements critiques qui se déroulent dans votre organisation sur différents outils.

Comment pourriez-vous faire mieux la prochaine fois ?