Préférences temporelles
Comme indiqué dans Protégez votre emploi du tempsvous devez toujours essayer de prendre en compte vos préférences lorsqu'il s'agit de planifier des réunions.
Mais il est évident que ce n'est pas toujours possible. Lorsqu'une réunion est urgente ou qu'un participant ne peut pas respecter vos préférences en matière d'horaire, vous devez faire preuve de souplesse.
Ordre du jour
Comme la plupart des réunions n'ont pas d'ordre du jour précis, les réunions se déroulent sans direction claire.
Il incombe à l'organisateur de la réunion d'établir un ordre du jour. Il ne doit pas s'agir d'une longue explication, mais simplement d'une description de la question, d'un aperçu du contexte et d'un ensemble d'objectifs clairs.
Pour les réunions impliquant de nombreux participants et/ou plusieurs sujets, il est crucial de définir plus précisément l'ordre du jour avec la liste des sujets à discuter, les objectifs de décision et le temps alloué à chaque sujet.
Cela permettra de cadrer la discussion tout en aidant les participants à réfléchir à l'avance à une solution potentielle.
L'ordre du jour doit être communiqué quelques jours à l'avance pour permettre aux participants de se familiariser avec le matériel.
Affiner
L'intérêt des réunions est d'amener un groupe de personnes intelligentes à échanger en même temps afin de résoudre un problème.
En d'autres termes, les réunions sont intéressantes pour exploiter les synergies de pensée.
Pourquoi passe-t-on autant de temps à expliquer la question alors que les participants auraient pu lire ces informations à l'avance ?
Après avoir lu le livre Startup Boards : Getting the Most Out of Your Board of Directorsil m'est apparu clairement que les réunions du conseil d'administration et de l'équipe devaient se dérouler en deux étapes.
La première étape doit être asynchrone. L'organisateur doit rédiger et partager un court document résumant l'ordre du jour et expliquant les points clés.
Les participants doivent lire ce document avant la réunion et commenter les différents points, en posant des questions et en apportant des éclaircissements.
Cette première étape permet aux participants de mieux affiner la question centrale et peut-être de répondre déjà à certains points. Elle suscite également un plus grand engagement de la part de toutes les parties prenantes.
La deuxième étape est la réunion elle-même, qui est synchrone. Pendant la réunion, l'objectif est d'utiliser la matière grise de la salle et de se concentrer sur la recherche d'une solution au problème affiné plutôt que de passer du temps à informer tout le monde sur le sujet en question.
Contributeurs ou suiveurs
Parce que l'organisation d'une réunion est une tâche pénible, les organisateurs essaient de réduire l'effort autant que possible afin de poursuivre leur vie.
Par conséquent, les gens ont tendance à inviter toutes les parties prenantes auxquelles ils peuvent penser, ce qui oblige l'invité à se demander s'il a réellement besoin de cette réunion.
Il est de votre responsabilité, en tant qu'organisateur, de limiter le nombre de participants à la réunion. Tout d'abord, cela augmentera considérablement la qualité des échanges et l'implication des participants.
Il est plus facile de se cacher dans une forêt que derrière un seul arbre...
Deuxièmement, les gens seront reconnaissants et donc plus enclins à apporter une valeur ajoutée aux réunions auxquelles ils sont invités.
Cela ne signifie pas que les gens doivent être tenus à l'écart des conversations et des décisions. Voir le chapitre Toujours suivre pour plus d'informations.
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