Établissez des priorités dans votre travail

Problème

Pendant les deux années où j'ai été directeur général de Techstars, j'ai eu l'occasion de voir de mes propres yeux comment des personnes extrêmement occupées organisent leur temps.

Techstars s'appuie sur un système éprouvé pour aider les entrepreneurs à se concentrer sur ce qui fait avancer les choses. Chaque semaine, chaque PDG de la classe définit des objectifs pour son entreprise. Certains parlent de "gros cailloux", d'autres de "buts". Peu importe, tant qu'il s'agit d'éléments clairement définis qui peuvent être réalisés en une semaine.

Ce qui m'a frappé, c'est que, semaine après semaine et année après année, tous les PDG de toutes les classes tombaient dans les mêmes pièges.

Essentiellement, ils commencent la semaine en définissant les objectifs de la semaine. Au fil de la semaine, il rencontre des personnes (mentors, investisseurs, etc.) qui lui présentent d'autres personnes qu'elles jugent susceptibles de l'aider. L'entrepreneur contacte ces nouvelles personnes et organise des réunions, en utilisant le premier moment disponible.

Avant même de s'en rendre compte, la semaine s'est écoulée et il est temps de passer en revue le travail que chaque équipe a pu accomplir pour faire avancer l'aiguille qu'elle avait définie plus tôt.

Et à chaque fois, le résultat était le même : 70% des objectifs prédéfinis n'avaient pas été atteints.

Ce qui est intéressant, c'est que, sachant que les objectifs définis en début de semaine sont les plus susceptibles d'avoir un impact sur l'évolution de leur entreprise, la plupart des chefs d'entreprise ont décidé de donner la priorité à un rendez-vous sans garantie de résultat.

Le problème vient principalement du fait que toutes les réunions se retrouvent automatiquement dans votre calendrier, car c'est ainsi qu'elles sont planifiées. Cependant, les tâches que vous définissez comme prioritaires ne reçoivent pas l'attention qu'elles méritent parce qu'elles se trouvent généralement dans un autre système : outil de gestion de projet, autocollants, feuille de papier ou autre.

Scénario

Nous sommes mardi matin et vous disposez d'un peu de temps. Vous décidez de faire le point sur vos priorités de la semaine.

Votre objectif principal est de loin de rédiger un projet pour un futur partenariat. En évaluant rapidement la tâche, vous estimez qu'elle devrait vous prendre environ 3 heures. Vous commencez à vous demander si vous devez commencer à travailler sur cette tâche tout de suite.

Vous remarquez également que l'une des tâches de la semaine précédente n'a pas été accomplie. En y réfléchissant rapidement, vous vous rendez compte qu'elle n'est pas aussi importante qu'auparavant, mais qu'il serait bien qu'elle soit accomplie.

Que feriez-vous de ces deux tâches ?