Les personnes occupées ont l'habitude d'avoir une vue d'ensemble de ce qui les attend pour mieux s'organiser, déléguer ce qu'elles peuvent, ignorer ou reporter les éléments moins critiques et se concentrer sur ce qui fera avancer les choses.
Malheureusement, il est impossible d'organiser et de planifier ce que l'on ne peut pas voir. Pour résoudre ce problème, la première chose à faire est de tout regrouper dans un seul espace de travail.
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Une fois centralisé, il sera plus facile de décider ce sur quoi vous devez vous concentrer. Elle réduira également le risque qu'un oubli vienne perturber votre emploi du temps.
Notez que, dans un environnement chaotique, vous serez toujours confronté à des problèmes inattendus dont il faudra s'occuper d'urgence. Cet exercice ne vise pas à planifier votre temps à la seconde près, mais plutôt à vous assurer que vous avez une vue d'ensemble des lacunes apparentes qui peuvent être comblées et que vous disposez d'un processus pour trouver ces lacunes.
Une fois que vous disposez d'une vue centralisée à 360 degrés, vous pouvez budgétiser, établir des priorités et mieux planifier.
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