Arrêter dès que possible
Il a été démontré que, pour accomplir une tâche, les gens utilisent tout le temps qui leur est réservé.
Cela a conduit certains experts en productivité à fixer arbitrairement des délais afin de se pousser à agir au lieu d'attendre la dernière minute.
Dans le contexte des réunions, cela signifie que même si une réunion pourrait être menée à bien en deux fois moins de temps, il est fort probable qu'elle dure toute la durée de la réunion.
N'hésitez pas à briser cette habitude omniprésente. Au contraire, faites preuve d'énergie et alignez tout le monde sur un objectif clair.
Si les sujets abordés ont été traités, il suffit de redonner du temps aux participants et ils seront heureux de savoir que vos réunions ne sont pas conventionnelles.
Conduire la réunion
Même si certaines réunions n'ont pas besoin de toute leur durée pour être achevées, il y a de fortes chances que vous ayez participé à des réunions où c'était exactement le contraire, c'est-à-dire que vous arriviez à la fin du temps imparti sans que la plupart des sujets à l'ordre du jour aient été abordés.
Au début de la réunion, n'hésitez pas à confier le suivi de l'ordre du jour à une autre personne qui interviendra pour indiquer que la réunion doit passer au sujet suivant.
Vous pouvez aussi le faire vous-même, mais n'oubliez pas que la répartition des responsabilités contribue à accroître la volonté de collaborer.
Prendre des notes
De nombreuses réunions se déroulent sans prise de notes. C'est une mauvaise chose pour deux raisons.
Certains participants peuvent avoir manqué une partie ou ne pas se souvenir précisément de ce qui a été discuté ou décidé.
Par ailleurs, il se peut que certaines personnes n'aient pas été requises pour la tenue de la réunion ou qu'elles n'aient tout simplement pas pu s'y rendre. Il est toutefois probable que ces personnes doivent être informées afin de rester dans le coup.
Il en va de même lors d'un entretien avec un investisseur, un client ou un prospect. N'hésitez pas à noter certaines informations qui pourraient s'avérer précieuses à l'avenir.
Définir les actions à entreprendre
L'erreur la plus fréquente en ce qui concerne les réunions est de ne pas y donner suite.
À la fin de la réunion, les participants retournent à leur emploi du temps quotidien chaotique et on a l'impression que la réunion n'a pas apporté de changement concret dans l'avancement des sujets discutés.
La seule chose que vous devriez toujours faire à la fin d'une réunion, non pas seul mais avec tous les participants, est de définir les actions, les tâches qui doivent maintenant être accomplies pour que ce qui a été discuté devienne une réalité.
Pour chaque sujet, résumez la décision, définissez les actions à entreprendre et, pour chacune d'entre elles, désignez un participant. Il ou elle sera chargé(e) de faire avancer ce sujet.
Il leur incombe alors de créer, par exemple, un ou plusieurs tickets dans leur système de gestion de projet.
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