Important ou urgent
Il est évident qu'il serait bon de pouvoir faire plus de choses. N'oubliez pas qu'en tant qu'entrepreneur, vous manquez de temps et d'argent. Il est donc tentant d'essayer d'en faire le plus possible et le plus rapidement possible.
Cela peut sembler contre-intuitif, mais le véritable jeu de l'entrepreneuriat n'est pas d'en faire plus, mais de faire ce qu'il faut. Cela semble facile, mais il est très difficile de le faire de manière cohérente sur un marché très concurrentiel et la plupart des gens retombent dans leurs mauvaises habitudes, y compris les vôtres.
Il existe d'innombrables méthodologies pour déterminer ce qui est vraiment important (ce qui fait bouger l'aiguille, comme je l'ai mentionné plus haut) et ce qui ne l'est pas.
Je n'entrerai pas dans les détails ici, car il existe de nombreux livres et articles sur le sujet. Il suffit de dire qu'il faut toujours prendre du recul et évaluer si cette chose est essentielle pour que votre entreprise progresse. Par progrès, j'entends découvrir si quelque chose pourrait fonctionner, supprimer un point douloureux pour vos utilisateurs/clients, éliminer un goulot d'étranglement dans votre entreprise (par exemple l'embauche), etc.
Ce sont des tâches importantes, car une fois qu'elles sont accomplies, vous avez l'impression que votre entreprise a un peu mûri et qu'elle peut maintenant passer à l'étape suivante.
En revanche, de nombreuses tâches ne sont pas importantes, ou nous pensons qu'elles le sont alors qu'elles sont simplement urgentes. Cela ne signifie pas que vous pouvez les reporter indéfiniment, mais peut-être pouvez-vous attendre et réévaluer la situation dans une ou deux semaines, ou peut-être pouvez-vous les déléguer. Vous découvrirez probablement que vous pouvez ignorer bon nombre de ces tâches si vous attendez un peu, en réalisant qu'elles n'étaient pas aussi importantes que vous le pensiez au départ.
Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la matrice Eisenhower, par exemple.
Temps de blocage
Comme nous l'avons expliqué précédemment, la plupart des gens ont du mal à progresser dans la réalisation des tâches qu'ils ont définies comme prioritaires. En effet, il est probable que vous jetiez un coup d'œil à votre calendrier plusieurs fois par jour pour voir ce qui vous attend, alors que vos tâches se trouvent dans un système distinct.
Les entrepreneurs expérimentés ont appris à leurs dépens que "si ce n'est pas dans votre calendrier, il est fort probable que cela n'arrivera pas".
La seule chose que les gens font pour s'assurer qu'une tâche recevra l'attention qu'elle mérite est de bloquer du temps dans leur calendrier.
Selon l'outil de calendrier que vous utilisez, vous pouvez facilement glisser-déposer une tâche dans votre calendrier pour bloquer du temps. Si vous vous en tenez aux outils de calendrier les plus conventionnels du marché, vous pouvez toujours créer manuellement des événements pour indiquer que ce temps vous est réservé pour travailler sur une tâche importante.
La prochaine fois que vous aurez une tâche importante à accomplir d'ici la fin de la semaine, bloquez du temps pour cette tâche en début de semaine afin d'être sûr d'y consacrer le temps qu'elle mérite. N'oubliez pas non plus de tenir compte de vos préférences et de votre niveau d'énergie, comme indiqué dans la section précédente, par exemple en bloquant du temps le matin si c'est le moment où vous préférez vous concentrer.
Report
La plupart des outils de gestion des tâches proposent une fonction "Snooze" similaire à celle offerte par les clients de messagerie depuis des années.
L'objectif de la fonctionnalité " Snooze" est de vous permettre de retarder le traitement d'un élément. Malheureusement, cette fonctionnalité fonctionne en indiquant un jour auquel l'élément doit être reporté, souvent le lundi suivant.
Le problème est que, le lundi venu, votre liste de tâches pour la journée est composée de tâches dans des états différents. D'un côté, vous avez les tâches que vous aviez décidé d'accomplir aujourd'hui. De l'autre, vous avez les tâches que vous vouliez réévaluer.
Et tous ces éléments sont mélangés dans une liste désordonnée.
De plus, la plupart des produits de gestion des tâches reportent automatiquement au jour suivant les tâches que vous n'avez pas accomplies un jour donné.
Ce mécanisme bien intentionné a malheureusement pour effet d'allonger votre liste de tâches pour la journée, au point qu'elle ne représente plus des tâches à accomplir aujourd'hui, mais des "choses à faire à un moment donné".
Une meilleure approche consiste à organiser les tâches qui doivent être réévaluées dans des listes, idéalement sur une base hebdomadaire si l'outil que vous utilisez le permet, sinon par lots représentant le court, le moyen et le long terme.
En outre, pour les tâches de la journée, vous pourriez avoir des listes pour "la semaine prochaine", "le mois prochain" et "l'année prochaine" et déplacer les tâches d'une liste à l'autre. Même si ce n'est pas l'idéal, cela peut vous aider à lutter contre la perte de sens de votre écran Today. Essayez-le et vous verrez à quel point vous commencerez chaque journée plus détendu et plus concentré, simplement parce que votre liste Aujourd'hui est (presque) vide et que vous pouvez décider, chaque jour, sur quoi vous concentrer au lieu de remanier les éléments qui s'y trouvent.
Reportez-vous à la section Outils car certains produits intègrent cette notion par défaut, ce qui les rend très puissants pour planifier facilement.
Au début de chaque semaine, réévaluez les tâches de la semaine pour lesquelles vous n'avez pas encore décidé quand travailler exactement :
Reportez à une semaine ultérieure toutes les tâches qui ne sont pas importantes pour atteindre vos objectifs hebdomadaires.
Programmer les tâches à un jour précis s'il y a une date limite par exemple.
Réservez du temps pour les points les plus importants afin de vous assurer que vous y travaillerez.
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