Les comptes rendus de réunion rendent vos réunions plus efficaces lorsqu'ils sont bien faits. Ayant créé une application qui intègre des notes et des tâches en cours de réunion dans le flux de travail, nous savons ce qui rend les comptes rendus de réunion essentiels et quelles mesures vous pouvez prendre pour les améliorer.
Différence entre le procès-verbal et l'ordre du jour d'une réunion
De nombreuses personnes peu familiarisées avec les pratiques de réunion confondent souvent le procès-verbal de réunion avec l'ordre du jour de la réunion.
Ils sont très différents l'un de l'autre et ont des objectifs complètement différents. Alors que le compte rendu de réunion est conçu pour rendre plus efficace le suivi après la réunion, l'ordre du jour de la réunion a pour objectif de rendre la réunion plus efficace.
L'ordre du jour d'une réunion implique une préparation qui doit être faite avant la réunion concernant les sujets qui doivent être discutés, les listes de participants, les POC, la logistique, etc.
D'autre part, les notes de réunion ou les comptes rendus se concentrent sur l'enregistrement et le traitement d'informations basées sur ce qui se passe au cours de la réunion. Dans certains cas, il est également nécessaire que vous sachiez comment rédiger un courriel à l'intention d'une personne qui a manqué une réunion, afin que vous puissiez partager votre compte rendu de réunion avec les absents en même temps que ce courriel.
Éléments essentiels du procès-verbal d'une réunion
Avant d'aborder les conseils et pratiques pour rédiger un meilleur compte rendu de réunion, prenons le temps d'examiner les éléments que vous devez inclure rapidement dans votre liste de contrôle de réunion.
Date, heure et lieu
Personnes présentes (participants)
Principaux thèmes abordés
Décisions prises
Remarques importantes
Résultats du vote
Stratégie et calendrier de suivi
Date, heure et lieu de la prochaine réunion (le cas échéant)
Même si les procès-verbaux de vos réunions peuvent être légèrement différents, les points mentionnés ici font probablement partie de 90 % de vos procès-verbaux.
Conseils pour la rédaction d'un procès-verbal de réunion
La définition et la liste des points à traiter étant prêtes pour rédiger un compte rendu de réunion efficace, voici quelques bonnes pratiques pour l'améliorer.
Veillez à la cohérence de votre langage et de votre ton afin d'éviter d'embrouiller les personnes qui lisent le procès-verbal. N'utilisez pas de mots ou de formules abrégées que les gens ne pourront pas comprendre immédiatement.
Enregistrez une version audio de la session si vous avez besoin d'y revenir en cas de doute. Si vous n'êtes pas sûr, ne devinez pas, car la diversité des points de vue est généralement élevée lors d'une réunion et il se peut qu'elle ne corresponde pas à votre supposition.
Permettez aux autres membres d'avoir accès au procès-verbal pendant la réunion et de suggérer des modifications pendant que vous le rédigez, afin qu'il y ait un consensus sur les points convenus.
Résumez le compte rendu de la réunion avant de le communiquer aux parties prenantes, car la plupart des gens préfèrent une version abrégée de ce qui s'est passé, avec les détails nécessaires, plutôt que le compte rendu complet de la réunion.
Ajoutez les noms du POC et du contributeur, ainsi que les sujets dont ils sont responsables ou le point auquel ils ont contribué. Cela permettra d'attribuer les résultats de la réunion à des personnes en particulier.
Stockez tous les comptes-rendus de réunion dans un endroit sûr. Dans Routine, vous pouvez stocker les comptes rendus de réunion directement dans l'application grâce à nos fonctionnalités de notes et de tâches en réunion. Vous pouvez également choisir un outil comme Google Drive ou iCloud pour stocker les comptes rendus de réunion ou les utiliser comme outil de sauvegarde comme Notion ou Routine.
C'est ainsi que s'achève cet article de blog sur la rédaction d'un compte rendu de réunion. Si vous avez trouvé de la valeur à cet article, n'hésitez pas à nous rendre visite sur LinkedIn et Twitter.
Nous sommes également à l'affût de suggestions de sujets pour de futurs articles de blog, alors si vous en avez, n'hésitez pas à nous en faire part sur Twitter. Merci pour votre lecture.
