Les réunions font partie intégrante du monde du travail moderne et si vous travaillez dans ce domaine depuis un certain temps, vous savez que les absences à une réunion sont plus fréquentes que vous ne le souhaiteriez.
Si nous avons presque tous été confrontés à un jour ou l'autre à une absence, il n'est pas courant d'apprendre à gérer une telle situation.
Voyons donc comment faire face à une absence sans faire mauvaise impression.
Meilleures pratiques pour une meilleure expérience
Avant d'entrer dans les détails des modèles et des messages, il est essentiel d'examiner les meilleures pratiques générales pour garantir que votre expérience de suivi et la suite se déroulent sans heurts. Les voici donc :
Ne pas culpabiliser ou harceler le prospect
N'oubliez pas que l'objectif du courrier électronique n'est pas de faire culpabiliser le prospect qui a manqué le rendez-vous. Évitez donc les phrases telles que "J'attendais avec impatience", "Je ne m'attendais pas à cela de votre part", etc.
Donnez un contexte supplémentaire et soyez honnête
Lorsque quelqu'un manque une réunion, cela peut être dû à diverses raisons, notamment au fait que le contexte de la réunion n'a pas été bien communiqué. Profitez donc de l'occasion pour ajouter le contexte qu'ils pourraient avoir manqué.
Choisir une fenêtre appropriée
Un courriel de "suivi" envoyé prématurément peut nuire à votre relation avec votre prospect. En général, le fait de ne pas se présenter dix minutes après le début de la réunion peut être considéré comme une absence. L'idéal est donc d'envoyer l'e-mail après ce délai.
Restez poli et ne harcelez pas.
Bien qu'il soit compréhensible que vous soyez contrarié par cette absence, vous devez maîtriser votre langage et votre ton. Un ton poli et diplomatique est la meilleure façon d'aborder l'e-mail. Veillez également à faire valoir votre point de vue une seule fois et évitez de le répéter dans le corps du message.
Ce qu'il faut inclure dans le courrier
Voici quelques éléments que vous devriez envisager d'ajouter au courrier électronique, en fonction de ce qui est applicable.
Reprogrammer la logistique : Date, heure, outils (le cas échéant).
Documentation : Documents, liens et ressources connexes.
Fenêtre pour faire marche arrière : Possibilités de reporter ou d'annuler l'invitation.
Modèles d'e-mails pour la circonstance
Grâce à toutes ces informations, voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour votre prochain courrier électronique de suivi des absences.
Modèle A : Courriel de suivi rapide et peu contextuel.
Bonjour [NOM DU RECIPITANT],
Il semble que nous nous soyons manqués lors de la réunion d'aujourd'hui.
Si vous êtes disponible, essayons à nouveau [DÉLAI]. Je veux faire avancer le [SUJET], et un appel rapide serait le bienvenu.
Voici un lien [CALENDLY LINK] que vous pouvez utiliser pour planifier un appel avec moi.
Si vous avez une alternative à explorer, n'hésitez pas à m'en faire part.
Le meilleur,
[VOTRE NOM]
Modèle B : Suivi avec partage de documents et possibilité de rejeter la réunion.
Bonjour [NOM DU RECIPITANT],
Il semble que nous nous soyons manqués aujourd'hui, et je voulais aborder le [SUJET] avec vous.
J'ai joint quelques documents qui peuvent ajouter plus de contexte à notre réunion.
Planifions un autre appel pour [HORAIRE]. Indiquez-moi l'heure qui vous convient le mieux ; vous pouvez également utiliser mon lien Calendly pour choisir une heure appropriée.
Pour information, nous pourrions reporter cette réunion si vous estimez qu'un courriel expliquant {TOPIC] pourrait suffire.
Merci,
[VOTRE NOM]
Modèle C : Suivi rapide avec possibilité pour le destinataire de se rétracter.
Bonjour [NOM DU RECIPITANT],
Désolé, nous ne nous sommes pas vus à la réunion prévue.
Si vous êtes disponible, essayons de nouveau [DÉLAI]. J'aimerais toujours discuter de la façon dont [SUJETS] peut [BÉNÉFICIER].
Pour planifier la réunion, vous pouvez accéder à mon calendrier ici [LIEN CALENDRIER].
N'hésitez pas à me faire savoir s'il y a un changement.
Le meilleur,
[VOTRE NOM]
Conclusion
C'est ainsi que s'achève cet article sur l'envoi d'un courrier électronique à une personne qui a manqué une réunion. Nous espérons que les pratiques et les modèles partagés vous seront utiles la prochaine fois que vous en aurez besoin.
Avez-vous des suggestions à nous faire ? Avons-nous oublié des bonnes pratiques ? N'hésitez pas à nous en faire part sur Twitter et LinkedIn. Merci pour votre lecture.
