Les réunions sont essentielles pour toute organisation désireuse de créer des synergies et de résoudre des problèmes en tant que groupe. Si vous êtes intéressé ou si vous êtes invité à organiser une réunion, cela peut vous sembler un peu compliqué.
Oui, c'est une grande responsabilité.
Mais certaines ressources peuvent vous faciliter la tâche.
Dans cet article de blog, nous visons à créer une telle ressource - une liste de contrôle complète pour vous permettre de planifier et d'exécuter votre réunion.
Liste de contrôle pour la préparation et la conduite d'une réunion
Avant d'utiliser cette liste, il est essentiel de comprendre que nous nous sommes efforcés de la rendre aussi exhaustive que possible.
Toutefois, il se peut que nous ayons omis de mentionner des éléments spécifiques qui s'appliquent aux réunions de votre organisation ou de votre équipe.
N'hésitez donc pas à les ajouter si nécessaire.
Ceci étant dit, voici, dans l'ordre chronologique, une liste de contrôle pour l'organisation de la réunion idéale.
Déterminer le thème principal de la réunion.
Assurez-vous que le sujet ne peut être traité de manière optimale que par des moyens asynchrones et qu'il nécessite une réunion.
Passez en revue les réunions antérieures qui fournissent un contexte supplémentaire à la présente réunion.
Établir une liste de sous-thèmes pour la réunion et définir des objectifs pour la réunion.
Décider des décisions qui doivent être prises pendant la réunion.
Élaborer un ordre du jour préliminaire pour la réunion.
Dressez la liste des participants à la réunion en conséquence.
Vérifier la pertinence et la disponibilité de la liste des participants.
Une fois la confirmation faite, déléguez les fonctions telles que la prise de notes et le chronométrage aux participants appropriés.
Décidez de l'heure et du lieu de la réunion.
Réservez et confirmez l'heure et le lieu.
Envoyez une invitation à tous les participants potentiels, accompagnée de l'ordre du jour de la réunion.
Envoyez un courriel de suivi pour rappeler aux participants de prendre connaissance de l'ordre du jour et des éléments de préparation (le cas échéant).
Veillez à commencer la réunion à l'heure.
Suivez l'ordre du jour et évitez les déviations.
Donnez à chacun l'occasion d'exprimer ses idées sur chaque sous-thème.
Veiller à ce que les POC, y compris le chronométreur, le preneur de notes, etc.
Conclure la réunion par un résumé.
Affichez le résumé, partagez un plan d'action.
Envoyer le procès-verbal de la réunion.
Assurer le suivi du plan d'action.
Partager les résultats du suivi.
Conclusion
Et le tour est joué. Une liste de contrôle simple mais efficace qui peut vous aider à préparer, à mener et à suivre une réunion. Avons-nous oublié quelque chose ? Faites-le nous savoir sur Twitter @RoutineHQ.
Merci de votre lecture.
