Les réunions sont essentielles pour une organisation, et un animateur de réunion efficace veille à ce que les participants restent sur la bonne voie pendant toute la durée de la réunion, sans s'éloigner trop longtemps.
Grâce à quelques mesures proactives et aux meilleures pratiques, les organisateurs de réunions peuvent s'assurer qu'ils tirent le meilleur parti des participants pendant la réunion, et c'est exactement ce que nous allons voir dans cet article.
Alors sautons le pas.
Liste de contrôle avant réunion
La plupart des organisateurs de réunions accumulent du stress à cause de choses qu'ils ont pu négliger lors de la préparation de la réunion, ce qui risque de perturber la réunion et de la faire déraper.
Un excellent moyen d'éviter cela est d'établir une liste de contrôle avant la réunion ou pour la préparation de la réunion, ce qui permet d'éliminer la plupart des imprévus et des déviations pendant la réunion.
Créer un ordre du jour de la réunion
Se rendre à une réunion sans ordre du jour, c'est comme s'aventurer dans une forêt dense sans boussole ni carte. Un bon ordre du jour garantit que les participants potentiels sont préparés et savent ce qu'on attend d'eux.
Un bon ordre du jour précise les objectifs de la réunion, la structure du discours et les sujets à traiter au cours de la réunion, afin d'éviter toute ambiguïté.
Désigner un chronométreur
Les organisateurs de réunions peuvent confier plusieurs rôles aux participants, dont l'un des plus importants est celui de chronométreur. Lorsque quelqu'un veille à ce que le temps soit bien réparti entre les différents thèmes/sujets de discussion, il est plus difficile de s'écarter trop longtemps du sujet.
Par conséquent, en tant qu'organisateur, il vous incombe de donner des instructions claires aux chronométreurs de votre réunion afin qu'ils puissent s'acquitter efficacement de leurs tâches :
Thèmes à discuter
Priorité des thèmes/non négociables
Temps à allouer à chaque sujet
Chambre tampon
Rédiger des notes de réunion
L'un des meilleurs moyens de garder une trace de la réunion et de s'y tenir est de rédiger des notes de réunion. Voici un article de blog sur la manière de prendre des notes de réunion qui pourrait vous être utile.
Les notes de réunion permettent avant tout d'affirmer que la discussion est sur la bonne voie et qu'elle est articulée en quelque chose d'actionnable. Vous pouvez utiliser Routine pour rédiger vos notes de réunion sans avoir à passer d'une application à l'autre pour vos notes, votre calendrier et la gestion de vos tâches.
Partager le retour d'information avec les participants
Les gens ont besoin d'un retour d'information pour s'améliorer, et les réunions ne font pas exception à la règle. Avec un retour d'information efficace et honnête, vous pouvez vous attendre à ce que les participants à la réunion travaillent sur leurs défauts, notamment les digressions pendant la réunion.
Par conséquent, si l'un ou plusieurs de vos participants s'éloignent souvent, faites-vous un devoir de leur faire part de vos préoccupations après la réunion.
Maintenir la hiérarchie de la réunion
Pour qu'une réunion soit efficace, il faut que l'organisateur soit à la barre pour s'assurer que tout est en ordre, et vous devez maintenir cette hiérarchie pendant la réunion. En tant qu'organisateur, il vous incombe de veiller à ce que la réunion soit efficace ; vous devez donc appliquer les règles qui permettront d'y parvenir.
En cas de digression ou si un sujet prend trop de temps, c'est à vous d'intervenir et de décider de poursuivre ou de passer à un autre sujet.
Conclusion
Grâce aux pratiques mentionnées ci-dessus, vous pouvez être assuré d'une meilleure conduite des réunions et de meilleurs résultats. Avons-nous oublié quelque chose ? Faites-le nous savoir sur Twitter(RoutineHQ).
Et si vous avez des suggestions de sujets que vous aimeriez que nous traitions à l'avenir, n'hésitez pas à nous en faire part. Nous vous remercions de votre lecture.
