Les réunions du personnel sont essentielles à la gestion d'une entreprise, quel que soit le nombre de salariés.
Bien que la fréquence des réunions puisse varier en fonction de divers facteurs, il est impératif que vous et votre équipe preniez conscience du statu quo, évaluiez votre position et élaboriez une stratégie possible à mettre en œuvre pour votre équipe.
Les réunions du personnel sont devenues de plus en plus importantes sur le lieu de travail moderne en raison du passage au travail à distance, et c'est probablement le seul moment où les membres des différents services peuvent se rencontrer.
Voici donc les principales mesures que vous pouvez prendre pour améliorer vos réunions de personnel et certaines pratiques qu'il vaut mieux éviter.
Alors sautons le pas.
Activités à faire dans le cadre des réunions du personnel
Préparez l'ordre du jour de la réunion et partagez-le afin que les participants sachent à quel type de réunion ils s'apprêtent à participer et qu'ils puissent s'y préparer.
Utilisez un ton motivant pendant la réunion afin que vos employés ne se sentent pas démotivés pendant les parties difficiles de la réunion. Adoptez un ton confiant, clair et optimiste lorsque vous communiquez.
Identifiez les membres de votre équipe et offrez-leur une reconnaissance chaque fois que c'est possible afin de les motiver et de les aider à s'améliorer.
Il serait utile que vous teniez votre équipe pour responsable lorsque quelque chose ne va pas ou que les choses ne sont pas ce qu'elles devraient être. Mais en même temps, soyez courtois et empathique pour qu'ils se sentent compris.
Encouragez les membres de votre équipe à poser des questions et à participer aux réunions du personnel. Il ne doit pas s'agir d'un monologue. Au contraire, il doit s'agir d'une conversation à laquelle tous les membres présents contribuent.
Concentrez-vous sur la résolution des problèmes au lieu de vous contenter de les énumérer sans proposer de solution. Les rencontres sont l'occasion d'analyser efficacement et de proposer des solutions à des problèmes qu'il est plus difficile de résoudre de manière isolée.
Utilisez un outil comme Routine pour prendre des notes de réunion et les partager avec votre équipe par la suite. Les notes de réunion rendent vos réunions plus efficaces et responsabilisent vos coéquipiers.
Avant, pendant et après la réunion, attribuez des statuts ou des tâches POC afin que la réunion soit exploitable. Vous pouvez créer des tâches en cours de réunion tout comme des notes en cours sur Routine.
Demandez régulièrement un retour d'information après les réunions et veillez à ce qu'il soit soigneusement examiné avant la prochaine réunion. Lorsque le retour d'information est pris en compte, il motive les participants à prendre les réunions plus au sérieux.
Utilisez autant que possible un format de réunion standard. La normalisation permet de réduire les ambiguïtés dans les informations fournies et de préciser clairement les informations les plus importantes concernant les réunions.
Gardez une trace des décisions critiques prises pendant la réunion et veillez à ce que les participants aient accès à cette liste. Cela permet de responsabiliser toutes les parties concernées.
Faites tourner les rôles de preneur de notes et d'animateur lors des différentes réunions, car ils peuvent parfois devenir monotones. La rotation incite davantage de personnes à assumer des responsabilités lors des réunions.
Choses à éviter lors des réunions du personnel
Remplir le temps imparti est une interdiction absolue lors des réunions du personnel. La dernière chose que les participants doivent ressentir, c'est de perdre leur temps en bavardages dont personne ne profite.
Lorsque vous organisez une réunion, la moindre des choses que l'on attend de vous est que vous la commenciez à l'heure. Commencer une réunion du personnel en retard donne l'impression que vous ne vous souciez pas du temps des participants.
Ne faites pas plusieurs choses à la fois pendant la réunion. Lorsque les personnes présentes dans la salle ont consacré du temps et de l'attention à l'activité, il n'est pas juste que vous ou les autres participants à la réunion fassiez autre chose.
Cessez de pénaliser les participants en cas de participation ou d'échec. Encouragez activement la participation et supprimez toute stigmatisation liée à l'échec pour que les participants élaborent des solutions plus librement.
Essayez de répartir votre attention entre tous les participants et de ne pas vous concentrer sur quelques-uns d'entre eux, ce qui pourrait conduire à un résultat moins qu'optimal.
Ne vous rendez pas à une réunion sans préparation, surtout si vous êtes l'organisateur. Vous n'avez pas besoin de tout savoir ; des choses vous échappent constamment, mais on attend de quelqu'un qui a eu l'idée de la réunion qu'il ait un minimum de familiarité avec le sujet.(Comment devenir un organisateur de réunion efficace)
Ne discutez pas de sujets qui auraient pu être abordés par des canaux de communication asynchrones tels que le courrier électronique ou le chat. Le temps de réunion est précieux et ne l'utilisez que pour les points qui l'exigent. N'en faites pas une séance de mise à jour de l'état de la situation ; un courriel aurait suffi.
N'interrompez pas inutilement les autres participants lorsqu'ils font valoir leur point de vue. Soit vous mettez en place un mécanisme pour intervenir poliment, soit vous attendez que l'autre personne ait terminé pour faire valoir votre point de vue.
Ne prenez pas la tangente et ne vous éloignez pas du sujet. Non seulement vous perdez un temps précieux, mais vous interrompez également le flux de la conversation et vous risquez de faire dérailler toute la réunion.
Conclusion
C'est ainsi que s'achève cet article de blog sur les choses à faire et à ne pas faire lors des réunions du personnel. Si vous aimez ce genre de contenu, n'hésitez pas à nous rendre visite sur LinkedIn et Twitter. Merci de votre attention.
