Tout travailleur intellectuel sait que les réunions sont l'une des activités d'équipe les plus importantes sur le lieu de travail moderne.
Et si vous avez travaillé suffisamment longtemps, vous avez peut-être même eu l'occasion d'en diriger un vous-même.
Comment avez-vous procédé ? Faites-nous savoir ce que vous avez appris sur Twitter @RoutineHQ
Dans cet article de blog, nous allons donc voir comment être un organisateur de réunion efficace.
Qui est un bon organisateur de réunions ?
Les rôles que vous assumez au sein d'une organisation reposent sur la possession ou le développement de quelques caractéristiques ou qualités clés.
Il en va de même pour le rôle d'organisateur de réunions.
L'organisateur de réunions idéal possède les qualités suivantes :
Ils sont organisés.
Ils sont ponctuels.
Ils sont ouverts d'esprit.
Ils sont concentrés.
Ils prévoient des mesures d'urgence.
Ils demandent des comptes à leurs pairs.
Ils respectent le temps des gens.
Ils assurent un suivi diligent.
Meilleures pratiques pour devenir un bon organisateur de réunions
Commencer et terminer à l'heure ou en avance
La seule chose qu'aucun participant à une réunion n'apprécierait, c'est de commencer en retard ou de prolonger la réunion lorsque cela n'est pas justifié. En tant qu'organisateur, il est de votre responsabilité de respecter l'heure.
L'exception serait que la réunion aboutisse à l'avance à une conclusion organique, auquel cas vous devriez fortement envisager d'y mettre fin et de laisser partir tout le monde.
Prendre des notes de réunion
Utilisez un outil comme Routine pour prendre des notes et des tâches précises en réunion. Les notes prises en cours de réunion ajoutent du contexte et des possibilités d'action aux réunions, ce qui les rend plus efficaces.
Envisagez de passer en revue les réunions précédentes et leurs actions avant de commencer/préparer l'ordre du jour de la nouvelle réunion.
Créer un plan de suivi
Les réunions ne sont efficaces que si les points convenus ou discutés sont suivis d'effets. Une réunion qui ne définit pas les étapes à venir n'est qu'un exercice intellectuel sans résultat mesurable.
Ainsi, à la fin de la réunion ou pendant les remarques finales, créez un plan de suivi et partagez-le avec les participants et les autres parties prenantes.
Attribuer des rôles aux participants
Vous devrez apprendre très tôt dans votre parcours d'organisation de réunions que vous ne pouvez faire que certaines choses et que vous devez déléguer des rôles et des tâches aux participants.
Choisissez donc une personne pour rédiger le compte rendu de la réunion, une autre pour chronométrer, une autre encore pour veiller à ce que la conversation reste sur la bonne voie, etc. Considérez-vous comme l'orchestrateur, et non comme celui qui court d'un instrument à l'autre, en essayant de jouer de tous les instruments.
Partager l'ordre du jour d'une réunion
Une bonne réunion est une réunion où les participants savent à quoi ils s'engagent et sont prêts à avoir une conversation productive.
Un bon ordre du jour peut résoudre la plupart de ces problèmes en fournissant aux participants tout le contexte nécessaire par le biais de documents, d'une liste de participants, d'une liste de sujets, etc.
Maintenir la conversation sur la bonne voie
Comme nous l'avons déjà mentionné, les réunions prennent souvent une tangente sans rapport avec le sujet lorsque quelqu'un doit faire respecter une structure ou un plan.
En tant qu'organisateur, il vous appartient de ramener la réunion à son sujet principal en cas de digression ou de déléguer cette tâche à une personne figurant sur la liste des participants.
Encouragez chacun à apporter sa contribution.
Une réunion est optimale lorsque toutes les personnes invitées ont contribué positivement à la discussion. En tant qu'organisateur, vous devez vous assurer que tout le monde contribue.
Cherchez donc ceux qui sont réduits au silence ou qui ont des difficultés à exprimer leurs idées et encouragez-les à se manifester. Faites de la salle de réunion un espace sûr pour les idées et les conversations et éliminez toute stigmatisation liée à l'incapacité de faire valoir un bon point.
N'invitez que les personnes qui ont besoin d'être présentes
Il n'est pas nécessaire que tous les membres de votre organisation participent à chaque réunion. L'efficacité du processus repose sur une sélection rigoureuse des participants en fonction de leur pertinence et de leur capacité à contribuer à la réunion.
Si une personne peut être intimidée par des moyens asynchrones, reconsidérez fortement de l'inviter à la réunion.
De plus, lorsqu'une personne est choisie pour sa pertinence et ses compétences, elle sera probablement plus motivée pour contribuer à la conversation.
Conclusion
C'est ainsi que s'achève cet article sur la façon de devenir un organisateur de réunions efficace. Merci de votre lecture.
