Les réunions font inévitablement partie de la vie professionnelle moderne. Pendant la pandémie, l'expression "réunions Zoom" est devenue synonyme de notre interaction quotidienne sur le lieu de travail.
Bien que les réunions soient essentielles, peu d'entre nous les organisent correctement afin d'en tirer le meilleur parti. Prenons donc quelques minutes pour passer en revue certaines des meilleures pratiques qui peuvent vous aider à bien préparer les réunions.
Préparation d'une réunion
Fixer des objectifs et des buts
Commencez par comprendre l'objet de la réunion et, si vous faites partie de l'équipe organisatrice, veillez à rédiger le but, l'objectif et les règles de la réunion.
Le fait de l'expliciter vous aidera à clarifier ces points et vous poussera à reconsidérer les éléments qui ne semblent pas valables.
Créer et partager l'ordre du jour
Une fois que vous aurez défini vos objectifs et vos buts, il sera facile d'établir l'ordre du jour de la réunion.
L'ordre du jour doit préciser ce qui doit se passer pendant la réunion et comment les participants sont censés se comporter et contribuer.
Recueillir les questions et les idées des parties prenantes
Si tout le monde ne peut pas assister à une réunion, cela ne signifie pas que leurs voix doivent y être représentées.
Ainsi, si vous assistez à une réunion au nom d'une équipe ou d'un contingent, vous devez collecter des idées et des questions pour les aborder à votre guise lors de la réunion.
Connaître le type de réunion à laquelle vous participez
Une fois l'ordre du jour et les objectifs fixés, il est essentiel de savoir à quel type de réunion vous participez.
Participez-vous à une présentation ? Une évaluation ? Une séance de remue-méninges ? Etc.
Connaître le type de réunion vous aidera à déterminer votre rôle dans la réunion et à vous attendre à ce qu'une réunion soit réussie.
Identifier les obstacles potentiels
Tout en vous penchant sur le type de réunion et sur vos objectifs, vous devez également tenir compte des obstacles qui peuvent se dresser sur votre chemin.
Par exemple, lors d'une réunion de présentation, l'obstacle le plus fréquent peut être la justification du retour sur investissement.
Si vous participez à une séance de remue-méninges, l'obstacle peut être une sortie de route. Comprendre ces obstacles vous aidera à trouver des solutions.
Planifier des fenêtres d'interaction
Il est essentiel qu'une réunion reste interactive et, parfois, la possibilité d'interaction doit être intégrée dans la structure de la réunion.
Par exemple, si vous présentez des diapositives, ajoutez une fenêtre pour les questions ou les interactions entre les sous-sujets.
Cela permettra de clarifier et de dissiper rapidement les appréhensions et les doutes des participants.
Attribuer des rôles aux participants
Les réunions ont des participants, et chaque fois que des personnes sont impliquées, il doit y avoir une force de régulation pour s'assurer que les objectifs sont atteints.
La force de régulation peut souvent être constituée par les participants eux-mêmes, qui endossent les différents rôles que vous leur attribuez.
Par exemple, vous pouvez demander à quelqu'un de chronométrer, de rédiger les notes de réunion, d'animer, etc.
Préparer l'ouverture 2 minutes
L'ouverture des réunions est probablement la plus importante, car c'est à ce moment-là que l'on fixe l'ordre du jour et le ton de toute la réunion.
Préparez donc les deux premières minutes en mentionnant l'ordre du jour de la réunion, en attribuant des responsabilités aux participants, en expliquant le champ d'application de la réunion, etc.
Déterminer les résultats souhaitables
Il n'est pas facile de structurer et de mener une réunion efficace sans connaître les résultats souhaités.
Veillez donc à ce que vous et l'autre participant sachiez ce qu'ils doivent retirer de cette réunion.
Fixer des repères et des attentes et les communiquer aux participants dès que possible.
Communiquer le plan de suivi
Lorsque vous êtes sur le point de terminer la réunion, partagez avec les participants les prochaines étapes possibles de l'action sur ce qui a été discuté pendant la réunion. Vous pouvez utiliser la méthode de prise de notes par flux ou la méthode des grandes lignes pour rédiger le compte rendu de la réunion que vous pourrez partager avec les participants.
Le suivi permet aux gens de sentir qu'ils ont contribué à quelque chose de significatif et qu'ils sont plus motivés pour continuer à contribuer à l'avenir.
C'est aussi le moment d'apprendre à envoyer un courriel à une personne qui a manqué une réunion, avec le compte rendu de la réunion, afin qu'elle puisse elle aussi être au courant.
Conclusion
Cela dit, les réunions peuvent être un outil pratique de communication sur le lieu de travail. Les étapes/meilleures pratiques présentées ci-dessus peuvent fournir un cadre clair pour la préparation d'une réunion.
Certaines des meilleures pratiques peuvent ne pas s'appliquer à certaines réunions, et c'est normal. L'objectif est de savoir quoi faire lorsque vous rencontrez une situation qui nécessite une solution fondée sur les meilleures pratiques.
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