En tant que responsable des ressources humaines ou de l'embauche, obtenir une confirmation de la part du candidat ou de l'employé potentiel quant à sa date d'entrée en fonction est une étape cruciale du processus d'intégration.
Ces informations peuvent vous aider à mieux planifier leur arrivée et à boucler la boucle de l'embauche.
Dans cet article de blog, nous verrons quelles sont les principales considérations à prendre en compte lors de la rédaction d'un courriel de confirmation de la date d'adhésion, les meilleures pratiques en la matière et un modèle de courriel que vous pouvez modifier et utiliser en fonction de vos besoins. Commençons donc.
Conseils à retenir
Lorsque vous rédigez le courrier électronique confirmant la date d'entrée en fonction, veillez à ce que les détails que vous confirmez soient exacts afin d'éviter toute erreur de communication avec le candidat, ce qui pourrait avoir des répercussions.
Expliquez clairement la raison pour laquelle vous vous adressez à lui pour confirmer la date, afin que le candidat ne réfléchisse pas trop au message et se sente à l'aise. Les courriels peu clairs peuvent être une source d'anxiété pour les demandeurs d'emploi.
Utilisez un langage positif dans votre courriel. Par exemple, au lieu de demander au candidat s'il est au courant de la date de début de son emploi, indiquez simplement la date de début avec une déclaration telle que "Je vous écris pour confirmer votre date de début à [date de début].
Partagez les moyens de communication avec le candidat et donnez-lui des options pour vous contacter. Veillez à mentionner explicitement la fenêtre de communication, car un message peu clair pourrait entraîner des appels/messages en dehors des heures de travail.
Meilleures pratiques
Rédigez une ligne d'objet claire qui transmet l'essentiel du message et met le candidat à l'aise, tout en lui indiquant qu'il est suffisamment important pour le lire et y répondre.
Exprimez votre enthousiasme à l'idée que le candidat rejoigne l'entreprise et faites en sorte qu'il se sente le bienvenu dans la nouvelle organisation. Le candidat conservera ainsi une attitude positive à l'égard de l'entreprise.
Indiquez les détails officiels concernant l'emploi du candidat et confirmez-les avec assurance afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté. Il s'agit d'une meilleure approche que de tester la connaissance du candidat sur les détails.
Partagez le calendrier d'intégration avec le candidat afin qu'il puisse se préparer à l'avance, que ce soit sous la forme de documentation, de clarification des horaires, de programmes de formation, etc.
Remerciez le candidat d'avoir choisi votre entreprise/équipe et montrez que le reste de l'équipe est favorable à ce qu'il se joigne à la mission.
Modèle de courrier électronique confirmant la date d'adhésion
Objet : [Nom du candidat] : Confirmation des détails de l'adhésion
Cher [Nom du candidat],
J'espère que vous vous portez bien. Nous sommes très heureux que vous nous rejoigniez en tant que [Poste].
Je vous écris ce courriel pour vous confirmer que votre date d'entrée en fonction sera le [date d'entrée en fonction].
Veuillez vous présenter au bureau avant le [heure]. Voici quelques détails supplémentaires sur votre journée d'adhésion :
Adresse : [Adresse du bureau/lien de zoom (si à distance)]
Programme : [Partager l'horaire du premier jour]
Responsable du rapport : [Nom du responsable]
Courriel du gestionnaire : [Email du gestionnaire]
Numéro de téléphone du directeur : [Numéro de téléphone du directeur].
POC des ressources humaines : [Nom du POC des ressources humaines].
Email du POC des ressources humaines : [Email du POC RH]
Numéro de téléphone du responsable des ressources humaines : [Numéro de téléphone du responsable des ressources humaines].
Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à répondre à cet e-mail ou, si vous vous sentez plus à l'aise, à contacter directement votre supérieur hiérarchique ou votre point de contact RH.
Une fois de plus, nous sommes ravis de vous avoir à bord.
Voir aussi,
[Votre nom]
[Votre désignation]
Conclusion
Grâce aux meilleures pratiques mentionnées ci-dessus, aux astuces utiles et à l'exemple de modèle d'e-mail pour confirmer la date d'entrée en fonction d'un candidat, vous êtes bien équipé pour communiquer dans ce scénario.
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