La collaboration est un élément essentiel du lieu de travail moderne et le fait de disposer des coordonnées du collaborateur facilitera grandement le processus.
Dans cet article de blog, nous verrons comment rédiger un e-mail demandant les coordonnées d'une personne avec laquelle vous souhaitez collaborer ou avec laquelle vous collaborez. Pour ce faire, nous examinerons des astuces utiles, les meilleures pratiques et un modèle d'e-mail qui vous aidera à rendre votre e-mail professionnel et convaincant. Alors, lançons-nous.
Ce qu'il faut retenir lorsque l'on demande les coordonnées d'une personne
Indiquez l'objectif et ajoutez le contexte de la demande et partagez également des informations sur le projet afin de justifier le besoin.
Gardez un ton professionnel et poli tout au long du courriel afin que l'autre personne n'ait pas l'impression qu'on lui impose quelque chose.
Personnalisez le courriel pour montrer que vous y avez réfléchi et que vous faites cette demande parce qu'il y a un réel besoin.
Assurez à la personne le respect de la vie privée et de la confidentialité de ses coordonnées, afin qu'elle soit plus encline à vous les communiquer.
Bonnes pratiques pour demander les coordonnées d'un contact
Minutez votre e-mail de manière à ce que la personne ne soit pas trop occupée au moment où elle le reçoit. L'idéal est de le faire avant ou après le déjeuner.
Rédigez une ligne d'objet spécifique qui indique clairement ce que vous demandez et pourquoi, afin que le destinataire n'ait aucune ambiguïté.
Clarifiez la demande et indiquez explicitement les détails dont vous avez besoin de la part du destinataire et la manière dont ces détails seront utilisés.
Relancez la personne si vous n'avez pas reçu de réponse dans un délai raisonnable et insistez sur le retard occasionné.
Modèle de demande de coordonnées
Objet : Demande d'informations de contact pour [Nom du projet]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Je m'appelle [Votre nom] et je travaille actuellement avec [Nom de l'équipe] depuis [Durée du mandat]. Je vous écris ce courriel pour vous demander vos coordonnées pour [Expliquer le projet ou la raison], en particulier votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
Compte tenu de votre expertise dans [Liste des raisons pour lesquelles elles sont essentielles au projet], le fait d'avoir vos coordonnées facilitera grandement notre synchronisation et notre collaboration sur [Nom ou description du projet].
Je peux vous assurer que vos coordonnées sont en sécurité avec moi et qu'elles ne seront utilisées que dans le cadre du [Nom du projet] pendant les heures de travail. Si vous avez des questions ou des éclaircissements, n'hésitez pas à répondre à ce courriel.
Je vous remercie de votre compréhension. J'espère avoir bientôt de vos nouvelles et j'ai hâte de collaborer à ce projet.
Chaleureuses salutations,
[Votre nom] - [Désignation]
[Votre numéro de téléphone]
Conclusion
Lorsque vous demandez des coordonnées par courrier électronique, vous devez trouver un équilibre entre professionnalisme et personnalisation. En suivant les bonnes pratiques présentées dans ce billet concernant la politesse, la protection de la vie privée, la personnalisation, etc., vous devriez être en mesure de rédiger un courriel pour ce scénario assez facilement.
Nous vous remercions de votre lecture. Si vous souhaitez améliorer votre productivité, essayez gratuitement Routine.
