Pour qu'un projet soit couronné de succès, quelle que soit la taille de l'organisation, il est essentiel que les gens soient sur la même longueur d'onde.
L'un des meilleurs moyens de s'assurer que vous restez sur la même longueur d'onde est d'envoyer à votre supérieur ou à votre équipe un courriel faisant le point sur l'état d'avancement du projet, les succès remportés, les enseignements tirés, etc.
Dans cet article, nous allons examiner quelques conseils, les meilleures pratiques et deux modèles d'e-mails de mise à jour de l'état d'avancement du travail que vous pouvez utiliser pour garder votre équipe sur la bonne voie. Alors, lançons-nous.
Ce qu'il faut retenir
Si vos courriels de mise à jour sont concis et précis, votre équipe et votre responsable en liront la plus grande partie. Les longs courriels pour le plaisir ne sont presque jamais bons.
Soyez très clair quant à ce que vous voulez transmettre par le biais de la mise à jour du statut et n'incluez que ces informations, en écartant les éléments qui ne font qu'ajouter au bruit.
Soyez précis, surtout en ce qui concerne les défis, les réussites et les prochaines étapes. Cela permet à votre équipe d'être bien informée des événements et de planifier l'avenir.
Gardez un ton largement positif, car l'objectif n'est pas seulement d'informer votre équipe sur le projet, mais aussi de la motiver pour qu'elle s'améliore et exécute plus efficacement.
Meilleures pratiques pour les courriels de mise à jour du statut
Commencez par une ligne d'objet simple et concise qui communique l'intention de l'e-mail, à savoir une mise à jour de l'état d'avancement. Quelque chose d'aussi simple que "Status Update Sprint [Number]" est suffisant.
Commencez le corps du message par un bref aperçu du déroulement des opérations, afin de donner à vos lecteurs une idée des éléments qui ont fonctionné, de ceux qui n'ont pas fonctionné et des projets futurs.
Ajoutez une section dans votre mise à jour de statut où vous suivez les progrès de vos mises à jour passées jusqu'à votre mise à jour actuelle, ce qui les motive à continuer à pousser et à aller de l'avant.
Les mises à jour de l'état d'avancement ne concernent pas seulement ce qui s'est bien passé, il est important d'avoir une représentation honnête des choses qui n'ont pas fonctionné et de la manière dont elles peuvent être mieux gérées à l'avenir.
Engagez-vous à partager des informations sur les prochaines étapes et terminez par un appel clair à l'action. Vous pouvez également solliciter des commentaires et des éclaircissements pour vous aider à vous améliorer.
Exemples de courriels de mise à jour de l'état d'avancement des travaux
Exemple 1 (à votre équipe et à votre directeur)
Objet : Mise à jour du statut Sprint [Numéro] Semaine [Numéro]
Chère équipe,
J'espère que vous allez tous bien. Une vue d'ensemble de la semaine écoulée est [Partager un paragraphe de 2 à 3 phrases décrivant les faits marquants].
Sur la base de la semaine écoulée, nous devrons prendre certaines mesures dans les jours à venir, comme [Partager les étapes à venir].
Ce qui a bien fonctionné :
[Énumérer l'élément 1 qui a fonctionné]
[Liste des éléments 2 qui ont fonctionné]
[Énumérer les éléments qui ont fonctionné]
Défis :
[Liste des défis 1]
[Liste des défis 2]
[Liste des défis 3]
Prochaines étapes :
[Étape suivante 1]
[Étape suivante 2]
[Étape suivante 3]
C'est tout pour cette semaine. Si vous avez des questions ou des éclaircissements, n'hésitez pas à me contacter par courriel.
Merci d'avoir pris le temps de lire la mise à jour. Je vous souhaite un excellent week-end !
Voir aussi,
[Votre nom]
Exemple 2 (à votre directeur)
Cher [Nom du gestionnaire],
J'espère que vous allez bien. Cette semaine était [Partager un paragraphe de 2 à 3 phrases décrivant les faits marquants].
Voici plus de détails sur la semaine.
Ce qui a bien fonctionné :
[Énumérer l'élément 1 qui a fonctionné]
[Liste des éléments 2 qui ont fonctionné]
[Énumérer les éléments qui ont fonctionné]
Défis :
[Liste des défis 1]
[Liste des défis 2]
[Liste des défis 3]
Prochaines étapes :
[Étape suivante 1]
[Étape suivante 2]
[Étape suivante 3]
Si vous avez des questions ou des éclaircissements, n'hésitez pas à nous répondre.
Merci d'avoir pris le temps.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Conclusion
Rédiger un courriel clair et efficace sur l'état d'avancement d'un projet peut sembler une tâche ardue. Mais si vous comprenez les meilleures pratiques présentées dans cet article et utilisez les modèles d'e-mails proposés, le processus de création d'un excellent e-mail sur l'état d'avancement d'un projet devient beaucoup plus facile et rationalisé.
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