Dans toute organisation, petite ou grande, aucune personne ou équipe ne détient le monopole de l'information. Il y a toujours des détails dont vous aurez besoin de la part d'autres membres de l'équipe ou même d'autres équipes, il est donc crucial que vous appreniez à demander poliment des informations par courrier électronique.
Dans cet article de blog, nous allons vous présenter exactement cela, ainsi que quelques conseils, astuces et meilleures pratiques pour s'assurer que le destinataire comprend la demande, le contexte qui l'entoure, et qu'il vous la transmet rapidement. Nous vous proposons également des exemples que vous pouvez modifier et utiliser en fonction de vos besoins.
Que les informations soient liées à une tâche, un projet, une personne, un événement, etc., vous pouvez utiliser les astuces présentées ici pour obtenir des résultats optimaux.
Conseils et astuces
Commencez par comprendre l'objectif de l'e-mail de demande d'informations afin de pouvoir le justifier auprès de votre collègue ou membre de l'équipe.
Soyez clair sur ce que vous voulez et assurez-vous que vous êtes en mesure de justifier votre demande en démontrant le besoin et la criticité de ces informations.
Veillez à ce que votre message soit concis et précis afin de ne pas semer la confusion dans l'esprit du destinataire et de ne pas lui donner les raisons de ne pas partager ces informations.
Gardez un ton neutre et professionnel lorsque vous demandez des informations par courrier électronique et utilisez des mots appropriés à la circonstance en évitant l'argot, les émoticônes, etc.
Bonnes pratiques pour les demandes d'information par courrier électronique
Commencez votre courriel en saluant poliment le destinataire et en vous assurant que vous partez du bon pied. Une formule comme "Bonjour [NOM]" ou "J'espère que vous allez bien" devrait suffire.
Faites une présentation brève mais concise afin d'établir votre crédibilité, ce qui assurera au destinataire qu'il n'a pas affaire à quelqu'un de louche et qu'il sera plus enclin à accéder à votre demande.
Expliquez-lui pourquoi l'information est importante et comment elle sera traitée, afin qu'il puisse décider en connaissance de cause de la partager ou non.
Lorsque vous faites une demande, indiquez clairement les informations dont vous avez besoin et veillez à ce qu'il n'y ait pas d'ambiguïté. Les demandes vagues sont une recette pour une mauvaise communication.
Enfin, remerciez le destinataire de comprendre votre situation, le contexte de la demande et d'envisager de partager les informations dont il a connaissance.
Exemple de courriel de demande d'informations
Exemple 1 (Demande d'informations à un membre de l'équipe)
Objet : Demande d'informations pour [Nom du projet]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que vous vous portez bien. Je suis [Votre nom] de [Département] et j'occupe actuellement le poste de [Désignation].
Je souhaite obtenir des informations sur [décrire les détails de l'information] avant le [date limite].
Idéalement, les informations devraient être [décrire le format ou d'autres détails], mais faites-moi savoir si cela n'est pas possible.
Ces informations sont essentielles pour notre [Nom du projet], et j'apprécierais vraiment un délai rapide.
Merci de prendre en considération ma demande. Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions.
Voir aussi,
[Votre nom]
Exemple 2 (Demande d'informations à votre supérieur hiérarchique)
Objet : Demande d'information urgente pour [Date limite] Date limite [Nom du projet]
Cher [Nom du gestionnaire]
J'espère que vous allez bien. Je poursuivais [Nom de la tâche] et j'ai découvert que j'aurais besoin de [Décrire l'information] pour la mener à bien.
Il s'agit d'un projet essentiel parce que [Expliquer pourquoi il est essentiel].
Votre réponse rapide serait grandement appréciée par moi et par l'équipe, étant donné que [Date limite] est la date limite pour terminer ce projet.
Si vous avez des questions, je me ferai un plaisir de les éclaircir.
Voir aussi,
[Votre nom]
Conclusion
L'envoi d'un courriel de demande d'informations peut sembler une tâche excessive, bureaucratique et encombrante, mais il faut le faire et ce n'est presque jamais aussi grave que vous le pensez. Alors n'hésitez pas à rédiger cet e-mail ou à copier l'un des exemples présentés ci-dessus et à "appuyer sur le bouton d'envoi".
Nous espérons que cet article vous a été utile, et si c'est le cas, n'hésitez pas à consulter le blog de Routine où nous partageons des tonnes d'informations utiles, y compris une vaste bibliothèque d'exemples d'emails pour différentes situations.
Si vous souhaitez découvrir Routine, vous pouvez le faire ici. Son utilisation est gratuite.
