Assigner une tâche à quelqu'un sur votre lieu de travail fait inévitablement partie de l'expérience du bureau moderne. Cela dit, il y a une bonne et une mauvaise façon de procéder.
Dans cet article de blog, nous allons examiner la bonne manière de rédiger un e-mail assignant une tâche à quelqu'un au travail. Nous explorerons également quelques conseils et bonnes pratiques, ainsi qu'un exemple d'e-mail, afin que vous appreniez à le faire parfaitement, à chaque fois.
Conseils à retenir
Au lieu de tourner autour du pot, après les civilités, allez droit au but et informez la personne que vous lui avez confié une tâche.
Il est essentiel de partager des instructions claires sur la manière d'effectuer la tâche et de la mener à bien de manière satisfaisante. L'absence d'instructions claires entraînera probablement une certaine confusion et un résultat médiocre.
Partagez tous les détails concernant la tâche, le délai, le numéro de la tâche, etc., et gardez également les lignes de communication ouvertes afin que la personne puisse demander des éclaircissements.
Meilleures pratiques
En assignant une tâche, vous alourdissez la charge de travail d'une personne. Le moins que vous puissiez faire est donc d'être poli et aimable lorsque vous l'informez.
Indiquez l'importance de la tâche, les conséquences de son inachèvement et le champ d'action de l'entreprise ou du service, afin que l'autre personne en soit informée.
Partagez une documentation adéquate, mais pas au point de submerger l'autre personne, et gardez les lignes de communication ouvertes au cas où l'on aurait besoin de vous pour une consultation.
Exemple de courriel
Sujet : Assigné : [Nom de la tâche]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je vous écris ce courriel pour vous informer d'une tâche que je vous ai confiée. Le numéro de la tâche est [Numéro de la tâche] et la date limite est [Date limite].
Voici les instructions pour réaliser cette tâche :
[En bref sur l'étape 1]
[En bref sur l'étape 2]
[En bref sur l'étape 3]
Si vous avez besoin de plus d'informations sur la tâche, veuillez vous référer à la documentation ici [Lien vers la documentation] et n'hésitez pas à me contacter sur [Votre adresse e-mail] si vous avez d'autres questions ou éclaircissements.
Nous vous remercions de votre aide, qui nous a été d'un grand secours. Vos contributions ont été essentielles au fonctionnement de [Nom de l'équipe ou de l'entreprise] et sont très appréciées.
Voir aussi,
[Votre nom]
Conclusion
Maintenant que vous avez appris comment assigner une tâche à quelqu'un au travail grâce aux meilleures pratiques et aux conseils, il est temps d'envoyer cet e-mail. Tous nos vœux de réussite !
Par ailleurs, si vous souhaitez améliorer votre productivité, jetez un coup d'œil à Routine. Son utilisation est gratuite et vous fera gagner un temps fou.
