Dans le monde du travail moderne, les approbations sont une partie fastidieuse mais nécessaire du travail quotidien. Si vous voulez faire avancer les choses dans une entreprise ou même dans une startup, apprendre à demander l'approbation de votre patron est une compétence essentielle que vous devez cultiver.
Vous devez non seulement vous assurer que le contenu de votre courrier électronique est suffisamment convaincant pour que votre patron/manager vous donne son accord, mais aussi faire en sorte qu'il soit suffisamment attentif pour ouvrir et lire le courrier électronique dans son intégralité.
Dans cet article, nous verrons comment rédiger un e-mail de demande d'approbation, comment obtenir un meilleur taux d'approbation et, à la fin, nous partagerons également deux modèles d'e-mails que vous pourrez copier/coller et utiliser comme les vôtres. Commençons donc.
Conseils et idées à retenir
Tenez compte des facteurs suivants lorsque vous rédigez l'e-mail de demande d'approbation adressé à votre supérieur hiérarchique.
Lorsque vous rédigez votre courriel, révisez-le soigneusement afin que le message soit précis et convaincant. Un courriel long n'est pas nécessairement synonyme d'un meilleur taux d'approbation.
Énoncez clairement votre objectif, c'est-à-dire ce pour quoi vous avez besoin de l'approbation, et ne supposez pas que votre supérieur hiérarchique peut connaître vos motivations ou vos intentions.
Lorsque vous faites une demande, il est essentiel d'être professionnel, donc d'éviter l'argot, le jargon, etc. Gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un lieu de travail et que vous ne conversez pas avec un ami.
Montrez du respect et de la reconnaissance à votre supérieur pour l'investissement qu'il a consacré à la lecture de votre demande, il se sentira ainsi valorisé et vous aurez plus de chances d'obtenir une approbation.
Bonnes pratiques pour les demandes d'approbation
Pour obtenir des taux d'approbation plus élevés, mettez en œuvre les mesures suivantes :
Il est essentiel que l'objet du message soit clair afin d'inciter votre supérieur à l'ouvrir. Quelque chose comme "Approbation requise pour [nom du projet]" devrait suffire.
Une bonne façon d'obtenir une approbation est de montrer pourquoi vous êtes la bonne personne pour faire quelque chose et de démontrer vos capacités afin d'inciter votre supérieur à approuver votre demande.
Fournir un contexte suffisant pour justifier le bien-fondé de la demande et présenter des arguments en sa faveur augmenterait la probabilité d'obtenir une approbation.
Lorsque vous faites une demande, il est important de vous concentrer sur les solutions plutôt que sur les problèmes. Cela prouvera à votre supérieur que vous avez réfléchi au projet de manière proactive.
Enfin, remerciez votre supérieur d'avoir pris le temps d'étudier la proposition et d'envisager les possibilités. Faire preuve de gratitude contribuera grandement à l'établissement d'une relation saine avec votre supérieur hiérarchique.
Exemple de courriel de demande d'approbation
Exemple de courriel 1 (Approbation du projet et des ressources)
Objet : Demande d'approbation du projet [Nom
Cher [Nom du gestionnaire],
Je suis [Votre nom] de [Département ou équipe] et je suis intéressé(e) par la poursuite de [Point à approuver].
[Expliquer l'élément, y compris l'importance, les avantages et les défis].
J'aimerais donc vous demander d'approuver le [point à approuver] et les ressources énumérées ci-dessous :
[Ressource 1]
[Ressource 2]
[Ressource 3]
Il serait souhaitable que vous approuviez rapidement cette demande après l'avoir examinée. Je serais heureux de répondre à toute question ou de clarifier les détails de la demande.
Je vous remercie de votre investissement continu dans notre croissance et je me réjouis d'avoir bientôt de vos nouvelles.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Exemple de courriel 2 (Approbation d'un projet)
Objet : Demande d'approbation rapide de [nom du projet].
Cher [Nom du gestionnaire],
Je m'appelle [Votre nom] et j'ai fait des recherches sur [Sujet lié à la demande] qui, je pense, profiteront grandement à notre équipe et à notre entreprise.
Je pense qu'il est très probable que nous réussissions dans [point à approuver], compte tenu de nos forces actuelles et de l'évolution du marché.
Et pour aller de l'avant, j'aurais besoin de votre approbation pour [Durée de la demande]. Votre réponse rapide serait grandement appréciée.
Je joins également les détails du projet. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
Nous vous remercions de votre temps et de votre attention.
Meilleures salutations, [Votre nom]
Conclusion
Demander l'approbation de son supérieur hiérarchique par courrier électronique peut être un peu intimidant, mais ce n'est pas une fatalité. Si vous suivez les bonnes pratiques et les astuces, le taux d'approbation de vos demandes devrait s'améliorer. Alors n'hésitez pas à franchir le pas.
Par ailleurs, si vous souhaitez améliorer votre efficacité grâce à une application de productivité robuste, vous pouvez télécharger Routine (c'est gratuit) ici.
