En tant qu'organisation, vous devez chercher à vous améliorer et le changement de processus fait inévitablement partie de ce parcours. Une communication claire est essentielle lorsque vous cherchez à mettre en œuvre un nouveau processus et un courrier électronique bien rédigé peut faire un excellent travail à cet égard.
Dans ce billet, nous allons donc examiner les étapes de la rédaction d'un courriel informant votre équipe de la mise en œuvre d'un nouveau processus. Que vous soyez un PDG soucieux de la rentabilité de votre entreprise ou un manager désireux d'améliorer l'efficacité de son équipe, les bonnes pratiques et les conseils présentés dans cet article vous aideront à faire passer votre message de manière efficace.
Ce qu'il faut retenir
Avant de rédiger l'e-mail informant de la mise en œuvre d'un nouveau processus, réfléchissez à l'identité de vos destinataires et comprenez leurs motivations, leur langage, leur contexte, leur fonction et bien d'autres choses encore.
Expliquez clairement le nouveau processus dans l'e-mail afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté. Le manque d'informations et de contexte peut faire de la mise en œuvre un fardeau pour l'équipe de direction la plus proche de la mise en œuvre. Prendre le temps d'énoncer clairement le processus peut donc faire gagner beaucoup de temps.
Mettez l'accent sur les avantages du changement de processus afin d'obtenir l'adhésion des employés et de l'équipe, ce qui est essentiel si vous voulez que votre équipe travaille efficacement et en tant qu'unité cohésive. En énonçant les avantages, vous encouragez vos employés à donner le meilleur d'eux-mêmes pour en récolter les fruits.
Abordez rapidement les problèmes ou les questions que votre équipe pourrait se poser au sujet du nouveau processus et communiquez-lui les coordonnées pertinentes afin qu'elle puisse prendre contact avec vous en cas de problème ou de suggestion.
Meilleures pratiques
N'ajoutez pas de fioritures et ne laissez pas votre annonce être noyée sous des tonnes d'informations non pertinentes. Au contraire, gardez le courriel clair et précis et ne vous expliquez que lorsque c'est nécessaire.
Rédigez un titre qui attire l'attention et qui garantisse que votre équipe ouvre l'e-mail et prenne connaissance de l'annonce. Si seule une partie de votre équipe est informée de la mise en œuvre d'un nouveau processus, une communication plus redondante peut s'avérer nécessaire.
Veillez à ce que le flux de l'e-mail soit logique : commencez par informer votre équipe de la modification du processus, de ce qu'elle signifie, du processus de mise en œuvre et, enfin, lancez un appel à l'action.
Terminez par un CTA indiquant ce que vous souhaitez que vos destinataires fassent pour aller plus loin. Il peut s'agir de fournir un retour d'information, de s'inscrire à une formation, etc. En terminant par un appel à l'action clair, vous vous assurez que le processus va de l'avant et qu'il ne s'agit pas d'une simple annonce passive.
Modèle d'e-mail pour la mise en œuvre d'un nouveau processus
Objet : Mise en œuvre d'un nouveau processus pour [Nom de l'équipe]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Je m'appelle [Votre nom], je travaille actuellement en tant que [Votre désignation] et j'ai le plaisir de vous annoncer un changement important concernant [Nom du processus]. Nous souhaitons mettre en œuvre un changement de processus à compter du [date de début].
Modifications applicables :
[Expliquer brièvement le changement n° 1]
[Expliquer brièvement le changement n° 2]
[Expliquer brièvement le changement n° 3]
Ces changements sont effectués au bénéfice de notre équipe en termes de [Expliquer les avantages du nouveau processus et souligner les avantages].
Quelle est la prochaine étape ?
[Décrivez les prochaines étapes attendues de votre équipe].
Si vous avez des questions, des interrogations ou des préoccupations concernant la mise en œuvre du processus, veuillez contacter [Nom du CEP] à [Courriel du CEP] ou [Numéro de téléphone du CEP] pendant les heures de travail.
Vos commentaires sont très importants pour rendre notre équipe plus efficace. N'hésitez donc pas à nous contacter si nécessaire.
Nous vous remercions pour votre travail acharné et votre engagement en faveur de notre succès continu, et nous espérons que cette transition se fera en douceur et avec succès.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre désignation]
Conclusion
Un courriel complet informant les gens de la mise en œuvre d'un nouveau processus peut réduire considérablement la nécessité d'une communication redondante. En appliquant les meilleures pratiques, les conseils et l'inspiration de l'exemple d'e-mail, vous devriez être en mesure de rédiger un e-mail efficace pour ce cas d'utilisation.
Maintenant que vous avez amélioré vos compétences en matière d'e-mail, quel est votre prochain objectif ? Faites-le nous savoir sur Twitter @RoutineHQ
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