Les problèmes et les plaintes sont inévitables sur le lieu de travail et il incombe à chaque employé non seulement de tenter de résoudre le problème, mais aussi d'en informer les autres parties prenantes de l'entreprise, y compris son supérieur hiérarchique et ses collègues, le cas échéant.
Dans cet article de blog, vous apprendrez comment rédiger un courriel expliquant un problème au travail à votre supérieur hiérarchique afin de l'aider à le résoudre efficacement. Vous découvrirez également quelques bonnes pratiques qui vous aideront à faire part de vos préoccupations ou de vos problèmes à votre supérieur hiérarchique tout en évitant les écueils de la communication professionnelle. Entrons donc dans le vif du sujet.
Conseils à prendre en compte
Soyez précis et concis lorsque vous faites part de votre problème ou de votre préoccupation à votre supérieur hiérarchique par courrier électronique. La dernière chose dont il a besoin, c'est de termes ou de phrases vagues qui ne font que rendre le problème plus complexe qu'il ne l'est déjà.
N'oubliez pas que vous vous adressez à votre supérieur hiérarchique sur votre lieu de travail. Gardez donc un langage professionnel et évitez les propos accusateurs ou grossiers qui ne feront qu'attiser les conflits au sein de l'organisation et qui ne feront que vous faire perdre du temps et des efforts pour résoudre le problème.
Lorsque vous exposez un problème ou une préoccupation, n'oubliez pas de fournir des preuves à l'appui sous forme de captures d'écran, d'e-mails, de documentation, etc. Les demandes étayées par des preuves ont plus de chances d'être prises au sérieux et donc d'être traitées plus rapidement.
S'il est bon de détailler votre préoccupation, l'objectif de l'e-mail doit être de trouver la solution optimale au problème. Ne vous contentez donc pas de décrire le problème, mais faites également des suggestions sur la manière dont vous et votre supérieur pourriez le résoudre, indiquant ainsi à votre supérieur que vous ne vous contentez pas de vous plaindre.
Meilleures pratiques
Votre supérieur n'a besoin que des informations qui l'aideront à résoudre le problème, et non de détails non pertinents.
Veillez à ce que l'objet du message donne à votre supérieur une idée précise du problème et de son importance, afin de capter son attention.
Commencez l'e-mail par une formule de politesse, ce qui permettra d'adopter un ton amical au lieu d'un ton accusateur, qui n'est pas du tout professionnel.
Veillez à ce que votre courrier électronique ne contienne pas d'erreurs ou d'informations erronées, car cela pourrait conduire à un diagnostic erroné, ce qui entraînerait une perte de temps.
Exemple d'e-mail adressé à votre patron pour lui faire part de vos préoccupations
Exemple 1 (chercher à se rencontrer et à discuter de solutions)
Objet : Problème urgent dans [le département]
Cher [Nom du manager/de la collègue],
Je souhaite attirer votre attention sur un problème qui affecte les membres de mon équipe au sein du [département]. Pour être plus précis, le [Description du problème] affecte [Personne/équipe affectée]. Ce problème affecte le moral et la productivité de l'équipe, ce qui aurait un impact négatif sur notre environnement de travail.
J'ai joint quelques captures d'écran à l'appui de mes affirmations afin de m'assurer que la gravité du problème est correctement évaluée. Il serait très utile que nous nous rencontrions pour discuter rapidement des solutions à apporter à ce problème et le régler au plus tôt.
J'aimerais également suggérer quelques solutions possibles au problème :
[Décrire la solution 1]
[Décrire la solution 2]
J'apprécierais beaucoup vos commentaires sur mes suggestions et je suis ouvert à vos idées pour résoudre ce problème.
Je vous remercie d'avoir pris le temps d'examiner cette question. Je me réjouis de vous rencontrer prochainement pour en discuter.
Chaleureuses salutations,
[Votre nom]
Exemple 2 (Demande de suggestions/appel à l'action)
Objet : Questions hautement prioritaires au sein de [département/équipe]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que tout va bien de votre côté. Je m'appelle [Votre nom] et je fais partie du [Département]. Dernièrement, il y a eu un problème concernant [Description du problème] et cela devient préjudiciable à la productivité de l'équipe.
J'ai joint quelques preuves pour corroborer mes affirmations, et je serais heureux de vous mettre en contact avec d'autres personnes qui ont également été affectées par ce problème. J'espère sincèrement que vous évaluerez l'urgence de la question et que vous nous donnerez la possibilité de résoudre ce problème.
J'aimerais également suggérer quelques solutions possibles qui, à mon avis, méritent d'être prises en considération :
[Décrire la solution 1]
[Décrire la solution 2]
Merci d'avoir pris le temps de résoudre ce problème. Vous pouvez me contacter par le biais de cet e-mail ou par l'intermédiaire de mon chef d'équipe [Nom du chef d'équipe].
Voir aussi,
[Votre nom]
Conclusion
Aborder un problème avec son supérieur hiérarchique peut s'avérer délicat, surtout lorsque cela se fait par courrier électronique. Il devrait maintenant être clair que pour assurer une communication efficace de la plainte, vous devez maintenir un ton professionnel, être précis, fournir des preuves et vous concentrer sur la solution.
En suivant les meilleures pratiques énoncées ci-dessus et les modèles d'e-mails prêts à l'emploi, vous êtes maintenant parfaitement positionné pour porter efficacement un problème à l'attention de votre supérieur hiérarchique et devenir ainsi un meilleur employé.
Merci d'avoir lu cet article et nous espérons qu'il vous a été utile. Si vous êtes intéressé par d'autres modèles d'emails ou par les meilleures pratiques, nous avons écrit de nombreux articles à ce sujet sur le blog de Routine.
Enfin, si vous n'avez pas encore essayé l'application Routine, nous vous recommandons vivement de la télécharger et de commencer.
