Une communication claire et concise est essentielle pour obtenir des résultats utiles lors des réunions et, dans l'environnement professionnel actuel, la préparation d'une réunion est une compétence que chacun d'entre nous doit acquérir.
L'un des meilleurs moyens de garantir une bonne réunion est de convenir d'un ordre du jour clair et concis avant la réunion. Lorsque vous devez en demander un, vous devez garder à l'esprit certaines astuces et bonnes pratiques pour vous assurer d'obtenir cet ordre du jour.
Et c'est exactement ce que nous allons apprendre dans cet article de blog. Alors, lançons-nous.
Ce qu'il faut retenir lorsque l'on demande un ordre du jour de réunion
Connaître le destinataire : Comprenez à qui vous envoyez le courriel, qu'il s'agisse d'un collègue, d'un responsable ou d'une personne d'une autre organisation, et adaptez votre ton et votre langage en conséquence.
Soyez clair : veillez à ce que votre demande soit claire et facile à comprendre et évitez toute ambiguïté.
Choisissez un bon objet : Envisagez d'utiliser un objet tel que "Demande d'ordre du jour d'une réunion" pour être plus efficace et évitez toute formule d'objet compliquée qui pourrait ne pas transmettre rapidement le sujet.
Restez professionnel : Maintenez un ton professionnel tout au long de votre correspondance électronique et évitez tout type d'argot, de jargon ou même de langage trop décontracté.
Bonnes pratiques pour demander l'ordre du jour d'une réunion
Commencez par une formule de politesse : Commencez votre courrier par une salutation, en vous adressant au destinataire par son nom si possible, et soyez poli.
Indiquez explicitement l'objectif : dans le paragraphe d'introduction, soyez concis et poli lorsque vous expliquez pourquoi vous avez demandé l'ordre du jour de la réunion.
Demandez l'ordre du jour : Demandez clairement l'ordre du jour de la réunion et précisez la date et l'heure auxquelles vous en avez besoin.
Montrez votre reconnaissance : Montrez toujours de la gratitude pour leur aide et leur coopération. Un simple "Merci d'avance pour votre aide" suffit amplement.
Modèle de demande d'ordre du jour d'une réunion
Objet : Demande d'ordre du jour de la réunion
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Je vous écris ce courriel pour vous demander l'ordre du jour de notre prochaine [Nom de la réunion] prévue le [Date] à [Heure]. Le fait de disposer de l'ordre du jour m'aidera à préparer la réunion et à en conserver les résultats.
Le fait de disposer de l'ordre du jour à l'avance contribuera à la réussite de cette réunion et votre aide à cet égard est très appréciée.
Veuillez nous faire parvenir l'ordre du jour au plus tard le [Date]. Je vous remercie de votre coopération et me réjouis d'avoir de vos nouvelles.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre poste et votre entreprise]
Conclusion
Demander l'ordre du jour d'une réunion par courrier électronique est une tâche simple mais essentielle dans la communication professionnelle. En suivant les lignes directrices énoncées dans cet article, vous vous assurez que votre demande est claire, professionnelle et respectueuse.
Soyez courtois, donnez le contexte si nécessaire et exprimez votre reconnaissance pour l'aide apportée par le destinataire. Une communication efficace prépare le terrain pour des réunions productives ; demander l'ordre du jour est un pas dans la bonne direction.
