Il peut être frustrant d'attendre que les choses se fassent et c'est particulièrement vrai lorsque ce dont vous avez besoin est une simple signature mais qu'il y a beaucoup de retard ou un manque de communication à l'origine de ce retard.
Dans cet article de blog, nous verrons comment envoyer un e-mail demandant à quelqu'un de signer rapidement les documents. Nous verrons également quelques conseils à retenir, les meilleures pratiques et un exemple d'e-mail que vous pouvez copier. Alors, lançons-nous.
Conseils à retenir
Indiquez clairement la raison pour laquelle vous avez besoin de la signature et les conséquences si vous ne l'obtenez pas à temps.
Informez le destinataire des délais et indiquez les dates limites pour qu'il n'y ait pas d'ambiguïté.
Expliquez pourquoi la signature est importante, les processus qu'elle va déclencher et les équipes potentielles qui pourraient être affectées par une soumission anticipée ou tardive.
Meilleures pratiques
Commencez poliment le courriel afin que le destinataire se sente à l'aise et puisse rapidement prendre en considération la demande, ce qui est peu probable si vous commencez votre courriel sur un ton hostile ou antagoniste.
Remerciez-les de leur coopération et exprimez clairement votre gratitude pour le temps qu'ils ont consacré au bon déroulement de la procédure et au respect des délais.
Terminez toujours votre courriel par un CTA afin d'augmenter les chances que les destinataires passent immédiatement à l'action et d'éviter tout retard inutile.
Échantillon
Objet : Demande de signature sur [Nom du document]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je vous écris ce courriel pour vous demander de signer les documents [noms des documents] au plus tard le [date limite].
Ces documents doivent être soumis à [POC de soumission] avant le [Date] et sont essentiels pour [Nom du projet ou de la tâche]. Tout retard dans la soumission entraînera des désagréments pour les processus qui en dépendent, notamment [Liste des processus susceptibles d'être affectés].
Veuillez donc examiner, signer et partager les documents avant le [date limite] et si vous avez des questions ou des éclaircissements, n'hésitez pas à me contacter.
Nous vous remercions pour votre coopération et votre réponse rapide, qui ont été essentielles pour faire avancer ce processus compte tenu des délais impartis.
Voir aussi,
[Votre nom]
Conclusion
Demander la signature de quelqu'un est simple et maintenant que vous connaissez les trucs et astuces, les meilleures pratiques pour le faire, la tâche est devenue beaucoup plus simple. Alors, qu'attendez-vous ? Utilisez l'exemple d'e-mail partagé ou rédigez vous-même un e-mail et demandez cette signature.
Merci de votre lecture. Si le temps est important pour vous, jetez un coup d'œil à Routine. L'utilisation de Routine est gratuite.
