Un conférencier invité pour un événement professionnel peut vraiment améliorer l'image de l'événement aux yeux des participants et créer plus de valeur pour eux en introduisant de nouvelles idées et perspectives. L'e-mail d'invitation que vous allez envoyer aux invités probables fixera les attentes par rapport à l'événement et peut grandement influencer la décision de l'orateur.
Dans cet article, nous verrons comment rédiger un e-mail invitant un conférencier à un événement professionnel, et comment le rendre plus efficace en suivant les conseils, les astuces et les meilleures pratiques qui s'imposent dans cette situation. Nous partagerons également un modèle d'e-mail que vous pourrez utiliser pour réussir à chaque fois.
Ce qu'il faut retenir pour inviter un conférencier
Faites des recherches approfondies sur votre conférencier afin de vous assurer avant tout qu'il/elle est idéal(e) pour le rôle et de lui montrer que vous avez fait vos devoirs avant de le/la contacter.
Lorsque vous envoyez le courriel, essayez de personnaliser l'invitation en utilisant le nom de la personne, en faisant référence à son travail, etc. Cela leur donnera l'assurance qu'il ne s'agit pas d'un courriel de masse qu'ils reçoivent, mais qu'ils ont été choisis pour ce rôle.
Pour que l'orateur sache clairement ce qu'il peut retirer de la mission d'orateur invité et qu'il se prépare mieux à l'événement, indiquez clairement les détails de l'événement, notamment la date, les sujets recommandés, les caractéristiques démographiques et les centres d'intérêt de l'auditoire.
Soyez flexible et écoutez les idées de l'orateur potentiel sur ce qu'il souhaite aborder, quand, comment il souhaite s'y prendre, etc. Ne rejetez pas les idées d'emblée et voyez si la proposition a du sens et apporterait plus de valeur que le plan initial.
Bonnes pratiques pour l'invitation d'un conférencier
Soyez concis et complet et fournissez à l'interlocuteur tous les détails dont il a besoin pour prendre sa décision, mais pas trop pour qu'il ne soit pas submergé par la quantité d'informations.
Utilisez un ton poli et professionnel lorsque vous rédigez un courriel de sensibilisation à l'intention d'un invité, car vous voulez créer une bonne impression et assurer l'interlocuteur potentiel de ce qui l'attend s'il décide d'aller de l'avant avec le projet.
Relancez les orateurs potentiels si vous n'avez pas de réponse de leur part dans un délai raisonnable. Vous pouvez automatiser cette procédure à l'aide d'outils tels que GMass, qui vous permettent de définir un suivi automatique en cas d'absence de réponse pendant un certain nombre de jours.
Faites preuve d'une immense gratitude à l'égard de l'orateur pour avoir considéré l'offre et dites-lui combien il serait important qu'il assiste à l'événement et partage ses idées avec l'ensemble de l'équipe.
Modèle d'invitation à un conférencier
Objet : Invitation d'un conférencier à [nom de l'événement] par [nom de l'entreprise].
Cher [Nom de l'orateur potentiel],
J'espère que vous allez bien. Je m'appelle [Votre nom] et je travaille actuellement en tant que [Désignation] à [Nom de l'entreprise].
Je fais partie du comité d'organisation de [Nom de l'événement] et j'ai trouvé votre profil en cherchant des leaders d'opinion dans [Industrie/Domaine], et je pense que votre expertise dans [Domaine spécifique] correspondrait parfaitement à l'ordre du jour de notre événement.
Notre événement est prévu pour le [date de l'événement] et vise à [décrire brièvement l'objectif de l'événement et le type de public]. Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, vous serez en mesure d'apporter une grande valeur ajoutée au public.
Nous visons quelque chose d'ambitieux et nous serions ravis que vous nous rejoigniez pour un exposé de [durée] minutes. Vous pourriez également faire partie de notre panel de discussion sur [Sujet].
Les créneaux d'intervention actuellement disponibles sont [Liste des créneaux]. Nous comprenons que votre temps est précieux et si vous pouvez confirmer votre présence, nous essaierons de modifier les créneaux horaires. En outre, nous prendrons en charge vos frais de déplacement et d'hébergement.
Si vous êtes intéressé(e), n'hésitez pas à me le faire savoir et nous serons ouverts à la discussion pour faire de cette expérience une expérience gagnant-gagnant pour les deux parties. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter en répondant à cet e-mail ou en m'appelant au [Votre numéro de téléphone] pendant les heures de bureau.
Je vous remercie de votre attention et j'espère avoir bientôt de vos nouvelles.
Chaleureuses salutations,
[Votre nom complet]
[Votre position]
[Nom de l'entreprise]
[Informations de contact]
Conclusion
Maintenant que vous savez comment rédiger un courriel d'invitation pour un conférencier, vous pouvez être plus confiant dans vos compétences en matière d'envoi de courriels. Un courriel contenant des informations concises, une curiosité légitime pour les idées de l'orateur, etc., peut réellement influencer sa décision de se rendre à votre événement. En suivant les conseils et les bonnes pratiques présentés dans cet article, votre invitation paraîtra beaucoup plus professionnelle et convaincante.
Nous espérons que cet article de blog vous a été utile. N'hésitez pas à consulter notre vaste gamme de modèles d'e-mails et de contenus sur les meilleures pratiques. Nous vous remercions de votre lecture.
