Le changement de gestionnaire de compte est une pratique courante dans les entreprises modernes, en particulier si vous travaillez dans le domaine du service à la clientèle. Cependant, il est essentiel que vous compreniez comment informer votre client de ce changement sans paraître impoli ou non professionnel.
Dans cet article de blog, nous allons voir comment vous pouvez rédiger un e-mail informant votre client de l'arrivée d'un nouveau gestionnaire de compte en utilisant quelques bonnes pratiques, des conseils et, pour couronner le tout, un modèle d'e-mail que vous pourrez copier et modifier en fonction de vos besoins. Commençons donc.
Conseils à retenir
Communiquez le plus rapidement possible à votre client le changement de gestionnaire de compte. Il est essentiel qu'il le sache immédiatement afin de pouvoir procéder aux changements nécessaires.
Personnalisez l'e-mail et incluez des informations spécifiques qui indiquent à votre client qu'il ne s'agit pas d'un e-mail aléatoire ou de masse qu'il a reçu.
Expliquer clairement les raisons du changement et ce à quoi il faut s'attendre à l'avenir en ce qui concerne les interactions avec le nouveau responsable et les responsabilités de ce dernier.
Veillez à vendre le nouveau POC/responsable de compte au client, afin de l'aider à s'assurer que le remplaçant est capable d'égaler l'ancien responsable.
Gardez les lignes de communication ouvertes avec le client, au moins jusqu'à ce qu'il soit bien familiarisé avec le nouveau gestionnaire et assurez-lui des solutions rapides en cas d'escalade.
Meilleures pratiques
Commencez votre courriel de manière polie afin de donner un ton professionnel au reste de la communication sur ce sujet particulier.
Donnez autant de contexte que possible lorsque vous communiquez cette mise à jour à votre client, afin qu'il comprenne pourquoi la décision de changer de manager a été prise et pourquoi c'est une bonne chose.
Présentez le nouveau gestionnaire de compte/POC et faites-lui part de ses qualifications et de ses réalisations afin que votre client soit assuré d'obtenir un service de qualité de sa part.
Montrez votre gratitude à votre client pour avoir continué à travailler avec votre entreprise et faites-lui savoir que vous êtes à sa disposition s'il a des questions ou des éclaircissements à vous demander.
Exemple d'e-mail informant le client de l'arrivée d'un nouveau gestionnaire de compte
Objet : Changement de gestionnaire de compte
Bonjour [Nom du client],
J'espère que vous allez bien. Je vous écris cet e-mail pour vous informer d'un changement de gestionnaire de compte, qui passe de [nom du gestionnaire de compte précédent] à [nom du nouveau gestionnaire de compte] à compter du [date de début].
Ce changement est dû à [expliquer la raison (le cas échéant)].
Je peux vous assurer que la qualité du service restera excellente comme d'habitude et nous sommes convaincus que [Nom du nouveau gestionnaire de compte] tiendra ses promesses. Le [nom du nouveau gestionnaire de compte] possède [indiquer l'expérience et les réalisations].
Voici les coordonnées de votre nouveau manager :
Email : [Email du nouveau gestionnaire de compte]
Numéro de téléphone : [Numéro de téléphone du nouveau gestionnaire de compte].
Si vous avez des questions ou des éclaircissements, n'hésitez pas à me contacter en répondant à ce courriel.
Une fois de plus, je vous remercie de votre fidélité et de votre soutien à [Nom de l'entreprise]. J'espère avoir bientôt de vos nouvelles.
Voir aussi,
[Votre nom]
[Votre désignation]
Conclusion
En utilisant les conseils, les meilleures pratiques et surtout le modèle d'e-mail présenté dans cet article de blog, vous êtes bien placé pour rédiger un e-mail efficace informant votre client de l'arrivée d'un nouveau gestionnaire de compte.
Alors, qu'attendez-vous ? Allez-y, envoyez cet e-mail. Par ailleurs, si vous souhaitez améliorer votre productivité, consultez notre outil qui a aidé des milliers de personnes à mieux gérer leur temps.
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