La gestion de la communication avec votre client est essentielle dans le monde du travail connecté d'aujourd'hui et les changements ne sont pas rares. Un tel événement, comme un changement de point de contact (POC), doit être communiqué efficacement à votre client, de manière professionnelle et en temps voulu.
Dans cet article de blog, nous allons examiner les astuces que vous pouvez utiliser pour rédiger un e-mail informant les clients d'un nouveau point de contact, quelques bonnes pratiques et partager un exemple d'e-mail que vous pouvez simplement copier et modifier en fonction de vos besoins. Commençons donc.
Ce qu'il faut retenir lorsqu'on informe les clients d'un nouveau point de contact
Soyez rapide dans votre communication afin que le client ait le temps de s'adapter aux changements et de planifier en conséquence. De plus, un briefing de dernière minute peut sembler très peu professionnel et précipité.
Soyez très clair sur ce qui se passe, sur les raisons du changement, sur la manière dont la communication se déroulera à l'avenir et restez professionnel tout au long de l'e-mail.
Personnalisez votre courriel et veillez à ce que le client comprenne qu'il ne s'agit pas d'une annonce superficielle. Dites à votre client à quel point son entreprise compte pour vous et à quel point votre entreprise est heureuse de le servir.
Fournissez les coordonnées complètes du nouveau CEP afin que le client dispose de plusieurs moyens de le contacter au cas où l'un d'entre eux ne serait pas en mesure de le faire. Vérifiez une nouvelle fois que les informations communiquées sont exactes.
N'oubliez pas de reconnaître les contributions des anciens POC à la collaboration entre votre entreprise et le client, ce qui rappellera au client la relation positive qu'il a entretenue avec votre organisation.
Bonnes pratiques pour informer les clients d'un nouveau point de contact
Choisissez un objet clair et concis et veillez à ce que le mot "Important" y figure afin d'attirer l'attention du client. Le changement de CEP est quelque chose que le client doit savoir le plus tôt possible et le fait de l'indiquer comme important permettra de s'en assurer.
Présentez clairement au client le nouveau point de contact et mentionnez ses travaux antérieurs, ses capacités et son expérience en matière de relations avec les clients. Cela permettra au client de connaître le nouveau point de contact et de s'assurer qu'il est entre de bonnes mains.
Assurez-vous clairement que le changement de POC n'aura pas d'impact négatif sur le partenariat, mettez en avant les capacités du nouveau POC et indiquez clairement que vous appréciez leur partenariat et que vous avez donc nommé une personne très compétente pour gérer cette relation.
Indiquez explicitement que ce changement n'affectera pas les relations et les opérations commerciales entre l'entreprise et le client. Le spectacle continuera et s'il y a des questions, des interrogations ou des appréhensions, le client peut vous contacter pour les régler.
Exemple de courriel pour informer les clients d'un nouveau point de contact
Sujet : [Important] Changement de POC de [POC précédent] à [Nouveau POC]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Je vous écris cet e-mail pour vous informer qu'il y a eu un changement de POC pour votre [Nom du compte/de la société].
[Mentionner la raison du changement, le cas échéant]
Le [ancien nom du CEP] est remplacé par le [nouveau nom du CEP] en tant que personne de contact principale à compter du [date de début].
[Nom du nouveau CEP] apporte avec lui [Expliquez les qualifications et l'expérience du nouveau CEP] et soyez assuré que vous recevrez le même niveau de service que celui que vous attendez généralement de notre partenariat.
Voici les coordonnées du nouveau POC :
Email : [Nouvelle adresse électronique du CEP].
Numéro de téléphone : [Nouveau numéro de téléphone du CEP].
Si vous avez des questions ou des éclaircissements, maintenant ou à l'avenir, n'hésitez pas à contacter le responsable de l'équipe de gestion des comptes à l'adresse [Account Service Team Lead' Email] ou à l'appeler au [Account Service Team Lead' Phone Number] pour obtenir une réponse rapide ou faire part d'une éventuelle escalade.
Nous comprenons que votre collaboration avec [Nom de l'ancien POC] sur [Liste des projets et tâches effectués par les deux] a été une expérience formidable et nous vous en sommes reconnaissants.
[Nom du nouveau CEP] s'engage à vous offrir davantage d'expériences de ce type et à maintenir une relation de travail sans faille.
Nous vous remercions de votre fidélité et de votre partenariat avec [Votre entreprise] et nous sommes heureux de vous servir.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,
[Votre nom]
[Votre désignation]
[Vos coordonnées]
Conclusion
Communiquer un changement de POC à votre client peut sembler une tâche ardue et vous avez peut-être envisagé de la remettre à plus tard. Mais maintenant que vous savez comment rédiger ce type d'e-mail, vous devriez aller de l'avant et le faire en personnalisant l'e-mail, en indiquant clairement les détails du nouveau POC, en assurant le client du maintien des normes d'exploitation, etc.
Si vous craignez d'omettre des aspects essentiels de l'e-mail, n'hésitez pas à utiliser l'exemple d'e-mail ci-dessus informant le client d'un changement de POC.
Merci de votre lecture. Si vous cherchez des conseils sur la façon de rédiger un courriel de demande de travail à domicile? Ne manquez pas notre dernier article de blog !
