Être invité à des réunions au travail est une chose courante dans le monde du travail moderne, mais il y a des réunions auxquelles vous ne pouvez peut-être pas assister.
Lorsque vous êtes confronté à ces scénarios, il est important de communiquer votre décision de refuser et de le faire avec tact.
Dans cet article de blog, nous vous guiderons dans la rédaction d'un courriel déclinant une invitation à une réunion émanant d'une autre équipe, mais vous pouvez également utiliser des principes similaires même si l'invitation provient de votre propre équipe. Nous aborderons ce scénario à l'aide de quelques bonnes pratiques et conseils, et nous vous fournirons même un exemple d'e-mail que vous pourrez copier.
Ce qu'il faut retenir
Examinez le contexte et vérifiez si votre présence est nécessaire et si elle apporte une valeur ajoutée. Si vous ne pouvez pas apporter une contribution positive à la réunion, le déclin nuira beaucoup moins à votre réputation que si vous ne vous donnez pas à 100 % lorsque vous êtes présent.
Lorsque vous avez décidé ou que les circonstances sont telles que vous ne pourrez pas assister à la réunion, soyez rapide et informez la personne qui vous a invité et, le cas échéant, contactez également les autres parties prenantes qui seront présentes ou qui sont concernées par l'ordre du jour de la réunion.
Restez poli tout au long de votre courriel afin de conserver votre bonne volonté et n'oubliez pas de remercier les organisateurs de vous avoir invité à la réunion et d'exprimer clairement vos regrets de ne pas avoir été en mesure d'y assister.
Meilleures pratiques
Si vous avez reçu une invitation par courrier électronique, répondez en utilisant la même ligne d'objet. Si ce n'est pas possible, rédigez un message expliquant clairement votre décision concernant la réunion.
Montrez-vous reconnaissant d'avoir été invité et exprimez votre gratitude à ceux qui ont pris la décision. Il est important que leur décision de vous faire participer à la réunion pour apporter une valeur ajoutée soit validée, de sorte que si une meilleure occasion de réunion se présente à l'avenir, ils vous invitent à nouveau.
Expliquez la raison pour laquelle vous ne pourrez pas être présent et essayez d'être aussi honnête que possible, tout en gardant une ligne claire quant à la quantité d'informations que vous souhaitez partager. Idéalement, vous ne devriez partager que les informations pertinentes qui, espérons-le, ne terniront pas votre réputation.
Proposez des alternatives si vous n'assistez pas à la réunion. Il peut s'agir d'une chose aussi simple que de rattraper l'un des participants et de télécharger les points clés discutés et les points d'accord. Assurez-vous que vous êtes prêt à participer à d'autres réunions si elles se présentent.
Maintenez votre professionnalisme tout au long du cycle de communication et, ce faisant, renforcez la bonne volonté des personnes qui vous ont invité à la réunion et de celles qui sont concernées par le contexte de la réunion.
Modèle de courrier électronique
Objet : Impossible d'assister à la réunion sur [Sujet] le [Date]
Cher [Nom du destinataire,
Tout d'abord, je vous remercie de m'avoir invité à la réunion sur le [sujet] le [date]. J'apprécie grandement l'invitation et c'est un honneur pour moi d'être pris en considération pour y participer.
Cependant, après avoir soigneusement examiné mon engagement et mes objectifs de travail, j'ai le regret de vous informer de mon incapacité à participer à la réunion.
La raison principale en est [Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas assister à la réunion].
Malgré mon absence lors de la réunion, je peux vous assurer que je m'engage pleinement dans notre collaboration, à la fois en tant qu'individus et en tant qu'équipes. Je recevrai un téléchargement de tous les principaux points de discussion et de la voie à suivre de la part d'un des participants.
N'hésitez pas à me demander si je peux contribuer d'une autre manière à la réunion, même si c'est à distance.
Je vous remercie de votre attention et je me réjouis d'avoir d'autres occasions de travailler ensemble à l'avenir.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
Conclusion
Maintenant que vous avez appris à décliner poliment une invitation à une réunion en utilisant les meilleures pratiques, les conseils et les exemples, vous êtes prêt à les mettre en pratique. Rappelez-vous que décliner une invitation à une réunion peut être fait avec positivité, finesse et professionnalisme, ce qui peut vous aider à conserver votre bonne volonté au sein de l'organisation.
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