Les cadeaux sont une pratique courante sur le lieu de travail moderne et il y a de fortes chances que vous ayez contribué à l'un d'entre eux ou que vos collègues vous aient offert des cadeaux.
Mais que se passerait-il si vous étiez chargé de demander à vos collègues de contribuer à un cadeau ? Il vous faudra commencer par un courriel.
Dans cet article de blog, nous verrons comment rédiger un courriel demandant aux collègues de contribuer à un cadeau, quelques conseils à retenir, les meilleures pratiques à suivre et un exemple de courriel que vous pouvez copier/coller et modifier en fonction de vos besoins. Commençons donc.
Conseils à retenir
Le moment où vous envoyez votre courrier électronique est essentiel : ne l'envoyez pas trop près de l'événement. Un jour ou deux avant l'événement suffisent.
Communiquez toujours avec clarté et assurez-vous que tous les détails sont clairs et que vous n'avez pas utilisé de termes ambigus que certaines personnes pourraient ne pas comprendre.
Fixez un budget et prévoyez ensuite le montant moyen des cotisations. Gardez une marge de 20 à 30 %, car certaines personnes ne pourront ou ne voudront peut-être pas cotiser.
Respectez la participation sous toutes ses formes, car la participation financière ne convient pas à tout le monde. Certains peuvent avoir une autre façon de contribuer à la journée.
Meilleures pratiques
Utilisez un objet clair, sans ambiguïté, qui indique qu'il s'agit d'un courriel de demande de don.
Commencez votre courriel par une formule de politesse, puis exprimez votre objectif en termes clairs.
Expliquez comment les gens peuvent apporter leur contribution au montant du don, en proposant au moins deux méthodes de paiement.
Essayez d'apprécier vos collègues qui sont ouverts à l'idée de participer à la journée spéciale de quelqu'un, que ce soit financièrement ou autrement.
Proposez d'autres moyens de participer à ceux qui ne sont pas à l'aise avec les contributions financières, afin que personne ne soit exclu de l'événement.
Échantillon
Objet : Demande de contribution : Cadeau d'adieu de [Nom de la personne].
Chère équipe,
Aujourd'hui est un jour doux-amer pour nous tous ici à [Nom de l'entreprise], nous faisons nos adieux à [Nom de la personne] qui a travaillé avec nous pendant les [Nombre d'années] dernières années. Nous avons prévu d'offrir à [Nom de la personne] un cadeau d'adieu pour marquer ce jour spécial et nous recherchons des contributions.
Nous recommandons une contribution de 15 dollars par personne, ce qui nous permettra d'obtenir approximativement le montant souhaité, mais vous êtes libres de contribuer autant que vous le souhaitez. L'équipe de gestion a également proposé de couvrir la différence de coût (le cas échéant).
Veuillez verser votre contribution avant le [heure] le [date], soit en espèces à [personne de contact], soit par le biais de ce lien [lien de paiement]. Nous comprenons que tout le monde ne se sente pas à l'aise à l'idée de verser de l'argent et si c'est votre cas, ne vous sentez pas obligé de le faire. Vous pouvez toujours contribuer aux adieux de [Nom de la personne] en nous aidant à trouver des idées pour l'événement d'adieu.
Nous vous remercions de votre participation et votre contribution rendra cette journée encore plus spéciale pour [Nom de la personne].
Voir aussi,
[Votre nom]
[Courriel] (en anglais)
Conclusion
L'organisation d'une campagne de dons sur votre lieu de travail peut sembler une expérience inédite, mais si vous suivez les conseils, les meilleures pratiques et les exemples d'e-mails présentés dans ce billet, vous constaterez que non seulement le processus est simple, mais qu'il est également très systématique et direct.
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