Si vous voulez être productif, il existe de nombreux systèmes qui vous aideront.
Avez-vous des difficultés à vous concentrer sur une seule tâche à la fois ? Essayez la technique Pomodoro ou le blocage du temps.
Vous remettez souvent à plus tard les tâches difficiles ? Essayez alors la méthode "Mangez la grenouille" de Brian Tracy.
Quel que soit l'aspect de la productivité avec lequel vous luttez, un système peut vous aider à mieux le gérer. Cependant, nous essayons souvent des systèmes de productivité parce qu'ils fonctionnent pour quelqu'un d'autre sans vraiment comprendre s'ils fonctionneront pour nous. Dans ce billet, nous verrons comment créer un système ou un processus, si vous voulez, pour choisir ou même construire votre propre système de productivité.
Alors, sans plus attendre, commençons.
Identifier les freins à la productivité
La première chose à faire lors de la conception ou de la mise en place d'un système de productivité est d'identifier les facteurs qui nuisent à la productivité. Par exemple, tout le monde ne lutte pas contre la procrastination des tâches difficiles. Il ne serait donc pas très utile de leur imposer la technique Pomodoro. Ils ont plutôt besoin d'une méthode du type "Mangez la grenouille", qui consiste à effectuer la tâche la plus essentielle, mais la plus difficile, dès le matin.
Commencez donc par identifier ce qui nuit à votre productivité, puis choisissez un système au lieu d'opter pour un système simplement parce qu'il a fonctionné pour quelqu'un d'autre.
Mise en place d'un environnement idéal
L'aspect suivant de l'élaboration de votre propre système est la mise en place ou la création d'un environnement qui facilitera l'application de ce système. Par exemple, si vous travaillez dans la vente, votre rendez-vous avec le client que vous redoutez ne peut pas être reprogrammé pour être votre première tâche du matin. Par conséquent, "Mangez la grenouille" ne vous sera pas d'une grande utilité.
Vous avez donc deux options : soit vous choisissez un système qui s'adapte à votre emploi du temps et à votre environnement, soit vous modifiez l'environnement pour qu'il s'adapte à votre système. Les deux options sont viables. En reprenant le même exemple de vente, vous pouvez choisir le "blocage du temps" comme stratégie pour bloquer du temps sur votre calendrier afin de vous préparer à la réunion avec le client qui aura lieu plus tard dans la journée.
Dans ce cas, vous choisissez un système qui s'adapte à votre emploi du temps. L'autre solution consisterait à limiter les réunions avec les clients à un moment précis de la journée, ce qui peut s'avérer difficile à faire accepter, mais n'est pas rare. Dans ce cas, vous organiserez toutes vos réunions avec les clients en début de journée, car c'est le moment où vous vous sentez le mieux armé pour les gérer.
Les deux voies fonctionnent, et le choix que vous ferez dépendra de la flexibilité d'autres facteurs dans votre travail et votre vie.
Moyens d'exécution
L'aspect suivant à prendre en compte lorsqu'il s'agit d'élaborer les meilleurs systèmes de productivité est le moyen par lequel vous les mettez en œuvre. La plupart d'entre nous préfèrent l'expérience numérique et optent donc pour des applications de productivité telles que des listes de tâches, des calendriers, des rappels, etc.
J'ai connu quelqu'un qui n'utilisait que Google Calendar pour tous ses besoins de productivité, et à l'autre bout du spectre, il y a ceux qui utilisent des bases de données Notion ou même des feuilles de calcul Excel pour suivre et gérer leur productivité. Il n'y a pas de mauvaise réponse ; tout dépend de ce qui vous convient. Toutefois, pour commencer, nous vous recommandons de choisir la méthode la plus simple à gérer. Une simple alarme sur votre téléphone pour vous rappeler de faire la chose la plus importante est un bon début ; vous pouvez ensuite utiliser le calendrier pour planifier des tâches à court terme. Mieux encore, vous pouvez commencer par utiliser un outil facile à utiliser comme Routine, qui vous permet de gérer votre calendrier et vos tâches.
Lancer le processus
Maintenant que vous avez identifié les facteurs qui nuisent à votre productivité, que vous avez établi votre emploi du temps et que vous avez trouvé les outils qui vous aideront, il ne vous reste plus qu'à donner le coup d'envoi du processus.
Vous pouvez commencer par fixer les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre système. Un objectif tel que "Devenir plus productif" est inutile ; un meilleur objectif serait quelque chose comme "Passer 20 heures par mois à travailler sur des présentations à des clients" ou "Réduire de 50 % le temps passé à gérer le courrier électronique".
Plus l'objectif est précis, plus vous aurez de chances d'élaborer une stratégie pour l'atteindre. Pour en savoir plus sur la définition d'objectifs SMART et sur la définition d'objectifs en général, consultez les articles de blog que nous avons récemment rédigés.
Objectifs spécifiques = plus grande probabilité de réalisation
L'étape suivante consiste à créer des fonctions de forçage qui vous aideront à rester sur la bonne voie. Les fonctions de forçage peuvent prendre la forme de.. :
Alarmes sur votre téléphone
Rappels sur votre calendrier
Des amis qui peuvent vous aider à rendre des comptes
Une note autocollante sur votre bureau pour vous rappeler
Utilisez ce qui vous convient. Les recherches indiquent que l'ajout d'une composante sociale contribue généralement à maintenir un bon système de productivité.
Analyser vos modèles
Enfin, la dernière étape consisterait à suivre et à analyser vos habitudes. Si vous vous contentez de suivre votre système de productivité personnel sans y réfléchir, vous perdez beaucoup. Prenez donc régulièrement le temps de revenir en arrière et d'examiner vos progrès, vos points faibles, les choses que vous auriez pu faire différemment, etc.
Dans un outil comme Routine, c'est facile à faire. Vous trouverez une liste de toutes vos tâches passées dans l'onglet Journal, et vous pouvez rapidement y jeter un coup d'œil pour voir si certaines d'entre elles méritent d'être analysées.
Vous pouvez également ajouter des notes à chacune de ces tâches ; nous l'avons fait pour vous aider à contextualiser vos tâches. Ce contexte supplémentaire vous aidera à apprendre et à améliorer vos performances passées.
Si vous n'avez pas encore utilisé Routine, inscrivez-vous ci-dessous pour rejoindre la liste d'accès. Pour information, l'utilisation de Routine est gratuite.
Dans ce billet, nous avons donc examiné toutes les étapes, de l'identification de vos facteurs de perte de productivité au maintien de votre productivité.
N'hésitez pas à revenir et à relire ce billet si vous avez besoin d'un rafraîchissement sur certaines des idées que nous avons abordées ici.
