Le changement d'horaires de bureau est un événement majeur sur le lieu de travail et il y a des tonnes de choses qui peuvent mal tourner, notamment la communication, en particulier les modes asynchrones comme les courriels.
Dans cet article de blog, nous verrons comment envoyer un courriel annonçant un changement d'horaires de travail, les meilleures pratiques pour s'assurer qu'il est clairement compris, et quelques conseils pour que vos employés se sentent à l'aise. Commençons donc.
Conseils à retenir
La clarté est essentielle : donnez-leur tous les détails sur le changement de calendrier dont votre équipe a besoin, mais ne les submergez pas d'informations inutiles.
Prévenez-les suffisamment à l'avance pour qu'ils aient le temps de mettre en œuvre le plan de transition sans stress et en perturbant le moins possible les activités quotidiennes.
Expliquez clairement la raison pour laquelle les horaires sont modifiés et les avantages qui en découlent, tant du point de vue de l'employeur que de celui de l'employé.
Répondez aux préoccupations concernant le changement de calendrier et offrez une certaine flexibilité dans les cas qui le justifient, gardez les lignes de communication ouvertes et écoutez vos employés.
Meilleures pratiques
Gardez les lignes de communication ouvertes afin que vos employés puissent vous contacter en cas de problèmes ou de questions. L'idéal est d'avoir également un responsable des ressources humaines.
Fournir des ressources permettant aux gens d'en savoir plus sur le changement d'horaires et sur la manière dont ils peuvent passer efficacement aux nouveaux horaires.
Soyez ouvert au changement et prenez la décision de continuer ou non avec les nouveaux horaires en fonction des résultats. Si cela n'est pas vraiment bénéfique, il est peut-être temps de revenir à l'ancien horaire.
Enfin, nous remercions votre équipe pour sa compréhension et sa coopération.
Échantillon
Objet : Modification des horaires de bureau à compter du [date de début]
Cher [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Avant toute chose, je tiens à vous remercier pour votre engagement et votre dévouement à l'égard de [Nom de l'entreprise]. Grâce à nos efforts conjugués, nous avons pu [Réaliser].
Je vous écris ce courriel pour vous informer que les horaires de notre bureau vont passer de [ancienne heure] à [nouvelle heure] et que cela sera effectif à partir de [date de début].
La raison du changement est [Expliquer les raisons], et le changement présente des avantages comme [Expliquer les avantages].
Nous améliorons constamment l'expérience des employés et si vous avez des commentaires concernant ce changement, n'hésitez pas à nous contacter à [adresse électronique du CEP]. Nous reconsidérerons le changement s'il ne correspond pas aux intérêts de nos employés.
Dans le cadre de notre engagement à assurer une transition en douceur, nous avons créé des ressources pour vous aider à effectuer ce changement. Vous pouvez les consulter [Lien vers les ressources].
Une fois de plus, nous vous remercions pour votre dévouement et votre engagement envers l'organisation. Nous apprécions votre compréhension.
Voir aussi,
[Votre nom]
[Votre titre]
[Nom de l'entreprise]
[Informations de contact]
Conclusion
Maintenant que vous avez appris à rédiger un courriel annonçant un changement d'horaire, vous devriez être plus qu'à l'aise pour envoyer ce courriel. En suivant les conseils, les pratiques et l'exemple d'e-mail présentés ici, vous disposerez de tout ce dont vous avez besoin pour communiquer.
Merci pour votre lecture. N'hésitez pas à consulter l'application Routine si vous souhaitez améliorer vos compétences en matière de gestion du temps.
